Отказ от коммерческого предложения образец

Как правильно написать письмо отказ — обучаем на примере

Отказ от коммерческого предложения образец

Сегодня речь пойдет о не очень приятной, но достаточно часто встречающейся ситуации – письмо-отказ. Отказ возникает в самых разнообразных деловых ситуациях: отказ в продолжении/возобновлении сотрудничества, отказ в выполнении требований, отказ в приеме на работу и т.д.

 При всей разности деловых ситуаций написание письма-отказа связано с одинаковыми трудностями, когда:

  •  мы не можем пойти навстречу нашему адресату (возможно, адресату «неплохому», но не устраивающему нас по ряду объективных причин);
  •  нам неприятно отвечать отказом;
  •  нам (лично или компании) важно сохранить благорасположение и лояльность адресата.

Недавно я проводила тренинг по деловому письму для крупной производственной компании. Участниками тренинга были руководители подразделений, обеспечивающих эффективную работу службы закупок. По роду деятельности им достаточно часто приходится писать письма-отказы.

Например, компания объявила конкурс (тендер) на выбор поставщика услуг или сырья, или производственных материалов. В ее адрес пришли заявки от потенциальных участников. Тендерный комитет выбрал одну или несколько компаний для сотрудничества. Часть компаний оказались не выбранными. И в этой ситуации нужно официально и вежливо написать письмо-отказ.

Казалось бы, что здесь сложного? Бери и пиши: «В результате рассмотрения Вашей заявки принято решение отказать вам в сотрудничестве».

И вот тут-то и появляется трудность: если представить себя на месте адресата, получающего такое письмо, то для большинства людей такая формулировка звучит как-то не совсем хорошо и даже обидно, хотя по факту никаких плохих слов здесь нет. Но есть негативные эмоции, есть чувство обиды от того, что предложение не оценили, не выбрали, что предпочтение отдали другому. А авторы письма имеют опасность впредь не получить отклика на свои предложения.

Как избежать такого эффекта? Как отказать так, чтобы не обидеть, не поставить крест на возможности будущего сотрудничества? Важно знать правила делового письма, содержащего отказ!

Рекомендации при написании писем-отказов

1. Для того чтобы грамотно и эффективно писать письма-отказы, необходимо иметь спокойную внутреннюю деловую установку. Участникам моего тренинга я ее озвучиваю так: «Вы работаете в бизнесе. Бизнес – это сфера взаимодействия, где каждая из сторон преследует свои цели. Цели сторон не всегда совпадают.

Важно придерживаться взаимного уважения и понимания того, что каждый имеет право на свои интересы. Вы представляете деловые интересы своей компании. Случай отказа – это абсолютно нормальный для любого бизнеса случай. Более того, это рабочая практика, с которой нужно научиться грамотно работать.

Научиться грамотно отказывать – это значит научиться делать это максимально корректно».

2. Для того чтобы отказ прозвучал для адресата максимально корректно, важно, чтобы письмо содержало следующие важные компоненты:

1) письмо-отказ должно быть персонально адресованным (персональное обращение):

 «Здравствуйте, уважаемый Иван Иванович!»

«Уважаемая Наталья Константиновна!»

 2) письмо-отказ  должно содержать благодарность за отклик на наше предложение:

 «Благодарим за возможность, которую Вы изыскали, предоставив нам Ваше деловое предложение!»

«Спасибо, что откликнулись на наше предложение»

«Спасибо за присланное в наш адрес резюме».

3. Письмо-отказ должно содержать информацию, указывающую на то, что предложение адресата/коммерческое предложение/резюме было внимательно изучено (в письме-отказе должны звучать узнаваемые адресатом факты и слова).

 «Мы рассмотрели проект Вашей компании по организации … для нашей компании».

«Мы внимательно изучили Ваш проект по …»

«Мы внимательно изучили информацию о Вашем профессиональном опыте и знаниях».

4. Письмо-отказ должно содержать позитивные оценки в адрес адресата (его предложения, продукция, опыт или др.) любые варианты похвалы/комплимента по поводу предложения, с которым адресат к нам обратился:

 «Предложенная Вами схема была очень интересна для нас …»

«Ваше инженерное решение достойно уважения и высоко оценено нашими специалистами»

«Ваш опыт заслуживает внимания и уважения …».

5. Письмо отказ должно содержать четкую формулировку отказа + четкое объяснение причин, по которым принято решение отказать:

 «Несмотря на технически грамотный проект, мы вынуждены пока отказаться от Ваших услуг. Поскольку затраты, которые будет вынуждена нести наша компания, как в период окупаемости проекта, так и после, превосходят наши текущие затраты»

«При этом мы приняли решение о невозможности в данный момент принять Ваше предложение. Это связано с тем, что …»

«К сожалению, в данный момент позитивное решение принято нами в пользу другого кандидата, чей профессиональный опыт более соответствует объему и сложности решаемых в данной должности задач».

6. В письме должно быть упомянуто предложение (или просто упоминание) возможных альтернатив:

 «Мы надеемся, что в дальнейшем мы сможем вернуться к этому проекту и продолжить сотрудничество»

«Уверены в возможности сотрудничества при реализации будущих проектов»

«Мы готовы рассматривать Вашу кандидатуру при открытии новых вакансий».

А теперь посмотрите, как в целом звучит письмо-отказ с использованием перечисленных выше компонентов:

Письмо отказИнструменты корректности
Добрый день, Владимир!Персональная адресованность
Благодарим за возможность, которую Вы изыскали, предоставив нам деловое предложение!Благодарность за отклик на предложение
Мы рассмотрели проект вашей компании по организации офисной печати для нашей компании.Указание на то, что предложение адресата было внимательно изучено
Предложенная Вами схема была очень интересна для нас, но затраты, которые будет вынуждена нести наша компания, как в период окупаемости проекта, так и после, превосходят наши текущие затраты. Затраты по рискам, от которых избавляет Ваш проект, в данный момент меньше затрат по проекту.Указание на то, что предложение адресата было внимательно изучено.

Комплимент по поводу предложения.

Четкое объяснение причин, по которым принято решение ответить отказом. Поэтому, несмотря на технически грамотный проект, мы вынуждены пока отказаться от Ваших услуг.Комплимент по поводу предложения.

Внятная формулировка отказа. Надеемся, что в дальнейшем мы сможем вернуться к этому проекту и продолжить сотрудничество.Упоминание о возможных альтернативах.

С уважением, Сергей Иванов

Начальник отдела закупок непроизводственных материалов

ТОО «Технология»

 Уверена, что письма-отказы, написанные в соответствии с предложенной структурой, имеют все шансы характеризовать автора такого письма (компанию) как грамотного, корректного, цивилизованного делового собеседника. А инструменты, о которых шла речь в статье, способны сделать написание грамотных писем-отказов пусть непростой, но не столь сложной и эмоционально-затратной работой.

ВОРОТЫНЦЕВА Тамара Леонидовна,

директор по развитию  тренинговой компании

«БИЗНЕС ПАРТНЕР», бизнес-тренер,

автор книги «E-mail переписка в бизнесе. Пять правил успеха»

Обратите внимание на тренинг по  Деловой e-mail переписке, который проводит Тамара Воротынцева. Вот, что сама Тамара говорит о тренинге:

Обратите внимание на тренинг Деловая e-mail переписка

(7 голос-ов, 4,43 из 5)
Загрузка…

в соцсетях:

    деловая переписка, деловое письмо, электронное письмо     

Источник: https://www.training-partner.ru/staty/kak-gramotno-napisat-pismo-otkaz.html

Как грамотно написать письмо-отказ

Отказ от коммерческого предложения образец

Умение сформулировать грамотный и корректный отказ – один из важнейших навыков в области деловой переписки. Подача и содержание такого письма формируют репутацию компании в бизнес-среде.

При этом с необходимостью составить ответ на многочисленные коммерческие предложения, отклики соискателей на вакантные должности, запросы и приглашения регулярно сталкивается практически любая крупная организация.

Деловых ситуаций множество, поэтому часто возникает вопрос, как отказаться от дальнейшего сотрудничества с подрядчиком, участия в тендере или мероприятии, дополнительных услуг и т. д.

Возможные затруднения при написании отказа и их преодоление

При составлении отказа часто возникают сложности, которые могут быть связаны со следующими нюансами:

  • необходимостью сохранить лояльность адресата, так как с ним планируется взаимодействовать в дальнейшем как с партнером или клиентом;
  • важностью избежать обид, связанных с негативным содержанием письма;
  • невозможностью пойти навстречу адресату в силу объективных причин;
  • психологическими трудностями (автору неприятно отказаться в принципе).

Чтобы преодолеть возникшие сложности, нужно понимать, что отказ – нормальная рабочая практика и рядовой случай для любого бизнеса. Разумеется, невозможно откликнуться на все коммерческие предложения и принять все приглашения. Главное – максимально корректно отказаться, и в решении этой задачи могут помочь навыки деловой переписки.

Структура и примерное содержание письма-отказа

Взяв любой образец отказного письма, Вы увидите, что при всей разнице в содержании его структура остается примерно одинаковой. Она включает 3 основные части:

  • начало (заголовок и обращение);
  • основной (информативный) раздел;
  • заключение (дата и подпись).

Это универсальная структура, которая используется при оформлении деловой корреспонденции. Важно учесть, что, если в основном разделе Вы планируете подробно и обстоятельно ответить адресату, данный блок следует поделить на пункты или абзацы. Это значительно облегчит восприятие текста.

Рассмотрим важные компоненты, благодаря которым написанный Вами отказ будет корректным, грамотным, вежливым и обоснованным.

Личное обращение. Письмо обязательно должно начинаться с персонального обращения к получателю. В стандартных образцах деловой переписки рекомендуется использовать имя и отчество:

«Здравствуйте, уважаемый Петр Петрович!»,

«Уважаемая Ирина Ивановна!».

Однако если Вы отвечаете на письмо без подписи конкретного человека, допускается использовать нейтральную форму приветствия: «Добрый день!», «Здравствуйте!» .

Выражение благодарности. Важно поблагодарить адресата за проявленный интерес к компании. В образцах и примерах писем-отказов можно встретить такие формулировки:

«Спасибо, что откликнулись на нашу вакансию»;

«Благодарим за предоставленную информацию об условиях сотрудничества»;

«Спасибо за предложение поучаствовать в мероприятии».

Данные о рассмотрении запроса адресата. Письмо – отказ от сотрудничества должно указывать на то, что Вы внимательно ознакомились с предоставленной ранее информацией и приняли взвешенное решение.

Можно сослаться на письмо, ответ на которое Вы пишите, или упомянуть о рассмотрении сопроводительных документов, приложенных к корреспонденции. При этом будет нелишним сделать комплимент по поводу предложения, с которым к Вам обратились.

В качестве примера можно использовать такие фразы:

«Мы рассмотрели Ваш проект и ознакомились с технической документацией…»;

«Мы внимательно изучили информацию о предлагаемых Вашей компанией услугах»;

«Ваш опыт заслуживает уважения»;

«Ваше портфолио включает много интересных кейсов»;

«Предложенный вариант сотрудничества нас заинтересовал».

Формулировка отказа. В письме должно быть четко сказано о том, что Вы отказываетесь от предложения, и названы причины такого решения. Важно избегать двусмысленных формулировок. В качестве образца отказа от коммерческого предложения можно использовать такие фразы:

 «Вы предложили интересное решение, но на данном этапе возможности бюджета не позволяют нам реализовать такой проект»;

«Мы не можем продолжить сотрудничество с Вами, так как в настоящий момент…»;

«Мы вынуждены отказаться, поскольку…».

Указание на возможность дальнейшего сотрудничества. При отказе важно не разрывать полностью отношения с деловым партнером, возможным клиентом или соискателем на вакантную должность. В письме можно выразить надежду на дальнейшую успешную совместную работу. При этом оптимальный вариант – написать, при каких условиях Вы сможете взаимодействовать в будущем. Примеры таких формулировок:

«Мы обязательно рассмотрим Вашу кандидатуру при открытии вакансий»;

«Уверены, что мы сможем сотрудничать в дальнейшем при запуске новых проектов».

Подпись. Обычно под письмом – отказом от сотрудничества ставится подпись руководителя организации или конкретного структурного подразделения. В крупных компаниях такие полномочия могут делегироваться и некоторым рядовым сотрудникам, ведущим деловую переписку с партнерами по бизнесу, потенциальными клиентами и т. д.

Стиль письма-отказа

Такое письмо нужно написать в лаконичном и сдержанном деловом стиле. По возможности надо избегать перегруженных знаками препинания и сложных для восприятия предложений. Не рекомендуется использовать сложную профессиональную лексику.

Исключением могут быть случаи, когда Вы с адресатом работаете в одной сфере и точно уверены, что получателю понятна терминология. Отказаться от чего бы то ни было, будь то приглашение к сотрудничеству или на мероприятие, необходимо максимально корректно.

Недопустимы разговорные и грубые слова, даже если Вы крайне негативно настроены по отношению к адресату или совсем не интересуетесь предлагаемыми услугами. Важно написать письмо грамотно: обязательно учитывать нормы русского языка в плане грамматики, стилистики, орфографии.

Помните, что культура письменной речи влияет на общее впечатление, которое адресат составит о Вашей компании.

Оформление письма-отказа

На бумаге. Письмо можно распечатать на простом листе бумаге или на фирменном бланке с логотипом и реквизитами организации.

Отказ пишется в единственном экземпляре, обязательно датируется, при необходимости нумеруется. В некоторых компаниях информация о нем фиксируется в журнале исходящей корреспонденции.

В таком случае помимо даты и номера кратко указывается также содержание письма.

В электронном виде. При отправке письма по электронной почте важно правильно сформулировать заголовок. Если Вы уверены, что ответ прочтут, и хотите сохранить в дальнейшем деловые отношения с адресатом, постарайтесь не употреблять негативные формулировки. Не стоит писать в теме письма слово «отказ». Используйте более нейтральные формулировки:

«Об участии в мероприятии»;

«О приглашении на семинар»;

«Решение по Вашему резюме».

Источник: https://www.papagroup.ru/article/kak-gramotno-napisat-pismo-otkaz/

Письмо-отказ

Отказ от коммерческого предложения образец

К сожалению, иногда наступают моменты, когда нам приходится писать деловые письма с негативным оттенком. К таким письмам можно отнести и жалобы, и претензии, и героя этой статьи: письмо-отказ.

Стремление сохранить лицо и соблюсти деловой имидж диктуют нам определённые правила написания подобных писем: в них важно не обидеть адресата и остаться с ним если не в дружеских, то хотя бы лояльных отношениях.

Сегодня рассмотрим структуру писем-отказов и приведем примеры формулировок для текста. 

Структура делового письма-отказа такая же, как и в любом другом деловом письме.

Рекомендую вам прочитать и эту статью, потому что большинство реквизитов письма-отказа оформляется совершенно стандартно, и говорить о них здесь мы не будем, уделив основное внимание тексту.

Отказ пишется на бланке организации, подписывается генеральным директором или уполномоченным должностным лицом, после чего регистрируется. Далее рассмотрим особенности оформления некоторых реквизитов и смысловых частей письма.

Письмо-отказ: как написать заголовок?

Или, как иногда говорят, тема письма. Здесь есть небольшая тонкость из области этикета: если покажете явный негатив и отрицание, «плюсов» в глазах вашего партнёра это вам не добавит. Тема вашего ответного письма не должна сообщать ваше решение отказать в чем бы то ни было. Лучше написать нейтрально: «Сотрудничество», «О гарантии», «О подписании договора» и.т.д.

Поскольку письмо-отказ практически всегда является ответным, то можно сохранить ту тему, которая была заявлена в письме-запросе.

Текст

Текст письма начинается с обращения к адресату по имени и отчеству. Если известна только фамилия, то обращаемся по фамилии, но никаких инициалов уже не пишем, и не забываем, что в России общепринятое обращение на такой случай – «господин» или «госпожа».

Например:

Уважаемый Олег Олегович!

или

Уважаемый г-н Макаренко!

или

Уважаемая г-жа Митрофанова!

Если сомневаемся даже в фамилии адресата, пишем просто «Уважаемые господа!»

В отличие от письма-предложения или жалобы, письмо-отказ пишется тольков ответ на чужое письмо или официальный запрос.

Когда вы составляете текст такого письма, стоит учитывать, что оно обязательно должно содержать ссылку на запрос, которая ставится в начале текста или (что еще лучше и абсолютно правильно) выносится в специальный реквизит – в специальные отметки, расположенные под полями для номера письма и даты:

______________ № ___________

На _____________ от __________ — здесь и пишутся данные запроса.

Если на бланках вашей компании таких специальных полей не предусмотрено, с ссылки на письмо-запрос начнется первый абзац отказа:

В ответ на ваше письмо от 01.07.2015 №434 сообщаем, что…

Прежде чем отказать, необходимо выразить сожаление по этому поводу. Можно заготовить несколько «шаблонных» фраз. Например:

К сожалению, мы вынуждены отказаться от вашего предложения в связи с…

Если в приложении к запросу были какие-либо документы, стоит показать в письме, что вы ознакомились с ними. Этопокажет что вы не отмахнулись от предложения, а внимательно его рассмотрели. В таком случае в письмо включаются фразы:

Мы внимательно ознакомились с вашим предложением…

Мы подробно изучили представленные вами документы…

В случае написания отказа от коммерческого предложения, обязательно стоит поблагодарить за направленное предложение и за то, что вашу компанию рассматривали как возможного партнера. Это распространяется на всех.

Даже если у вас крупная корпорация, имеющая множество филиалов по РФ и СНГ, а предложение пришло от начинающего ООО, не стоит забывать про деловой этикет. К тому же, кто знает, может быть, в будущем вам будет выгодно работать именно с этой компанией.

То же самое касается и тех, кто присылает вам свои резюме: отказывать нужно корректно и с благодарностью за проявленное внимание.

Пример:

Благодарим вас за предоставленные материалы и проявленный интерес к нашей компании. Внимательно рассмотрев возможные варианты сотрудничества мы, к сожалению, вынуждены отказаться.

Далее указывается причина отказа. Она должна быть уважительной и объективной. В любом случае стоит писать, руководствуясь правилами ведения деловой переписки: корректно и уважительно.

К сожалению, в данный момент, мы вынуждены отказать вам в связи с проведением ежегодных профилактических работ.

К сожалению, в нашем автопарке не имеется транспортных средств необходимой грузоподъёмности, в связи с чем, мы вынуждены отказать вам в перевозке.

Сожалеем, но в данный момент мы не можем предоставить вам необходимое оборудование в связи с тем, что оно находится в г. Курске и будет перевезено в Москву только в конце этого месяца.

Зачастую вы ничем не можете помочь вашему партнёру или клиенту, и тогда письмо можно стандартно закончить на указании причины отказа.

Но вдруг вы действительно можете дать дельный совет, который поможет решить ситуацию? Если вы уверены, что вашему партнеру может пригодиться присланное коммерческое предложение, или знаете, какая из знакомых организаций действительно может пойти навстречу и оказать помощь, напишите об этом. Если у вас есть даже небольшой шанс разрешить ситуацию в положительном ключе, то это будет только в плюс к репутации вашей компании.

Пример:

Рекомендуем вам обратиться с аналогичным предложением в…

Следуя этим нехитрым правилам, вы сможете составить по-настоящему грамотное  деловое письмо-отказ.

Image by David-Castillo-Dominici / www.freedigitalphotos.net

Источник: http://thebestsecretary.ru/?p=3261

Коммерческое предложение, от которого нельзя отказаться

Отказ от коммерческого предложения образец
Вы нашли клиента, наладили с ним контакт и перешли к самому ответственному моменту – выставлению коммерческого предложения.

Как составить такое предложение, которое не испортит всю предыдущую работу и приведет вас к успешной сделке? Научите своих менеджеров про продажам писать беспроигрышные предложения и как можно чаще заключать успешные сделки.

Контролируйте процесс общения продавца с клиентом, проверяйте каждый шаг, в том числе и выставление коммерческих предложений. Мы собрали для вас самые эффективные рекомендации по подготовке этого документа.

Составляем коммерческое предложение Неважно, насколько «теплый» лид вы получили, в любом случае свяжитесь с ним еще раз.  Уточните, что нужно потенциальному клиенту, выясните его проблему, попробуйте оценить сумму сделки. Как только нужная информация получена – составляем коммерческое предложение.

С чего начать

  1. «Холодное» предложение, рассылаемое массово, должно умещаться на одной странице. А персональное коммерческое предложение, отправляемое клиенту по договоренности, может быть длиннее. Но стараемся ограничиться 2-3 страницами. Учимся писать кратко, выбрасывая лишнее и четко описывая саму суть.
  2. Запоминаем правило: «Одно КП – 1 товар/услуга». У нас есть вся информация, чтобы предложить клиенту ровно одно решение. Мы выяснили его потребности и проблемы,  уточнили примерный бюджет сделки. Выбираем то, что максимально удовлетворит требования клиента.
  3. Пишем коммерческое предложение на фирменном бланке. Не пренебрегаем корпоративной символикой. Наверняка клиент обратился в несколько разных компаний. Сделаем все, чтобы наше предложение ассоциировалось только с нами.
  4. Стараемся как можно меньше писать о себе и своих заслугах. Формулируем предложения так, чтобы показать выгоду клиента. Как можно реже упоминаем «мы», «наша компания предлагает…». Но не стесняемся писать «вы», «ваша компания получит… »
  5. Пишем простыми, короткими предложениями. Не льем воду, излагаем только суть. Используем как можно меньше специфических терминов, сложных аббревиатур.
  6. Перед отправкой проверяем текст на орфографические ошибки.

 
Как составить предложение

1. Начнем с заголовка. Заголовок письма должен быть коротким, понятным, и отражать суть предложения.

2. Расскажем о себе.

Коммерческие предложения принято начинать с информации о компании-продавце. Коротко расскажите о компании, ее достижениях. Убедим клиента в том, что мы – лучшие.  Это самый короткий блок коммерческого предложения, выделим под рассказ о себе всего один абзац. Рассказ о компании – это не каноническое правило.

Если товар или услуга уникальны и говорят сами за себя, можете сразу переходить к главному.

3. Описываем проблему, которую решает товар или услуга. Ту проблему, которую озвучил клиент в ходе предварительного общения. Помним, что наша цель – решить проблему клиента. Продать товар – всего лишь задача.

4. А теперь расскажем о товаре или услуге. Приведем пример, как то, что мы продаем, решит проблему клиента.  Рассказываем убедительно. Приводим примеры, цифры, факты, данные исследований.

5. Переходим к стоимости товара или услуги. Ни в коем случае не приводим прайс-листы, не перечисляем варианты стоимости для разных категорий, объемов и т.д.

Называем одну четкую сумму – мы знаем, чего хочет клиент и сколько он готов заплатить, поэтому заранее считаем все скидки и надбавки.  

6. Описываем преимущества. Предлагаем дополнительный сервис, гарантию, скидку, оперативную доставку и т.д.  Добавляем отзывы, хорошие фотографии товара.

7. Обязательно оставляем призыв к действию! Еще раз повторяем, что только наш продукт или услуга смогут лучшим образом решить проблему клиента. Предлагаем ему сделать следующий шаг: позвонить, ответить на письмо, перейти на сайт и получить более подробную информацию. Выбираем то действие, которое наиболее подходит модели продаж.

Отправка предложения

  • Напишите письмо.
  • Начните его словами «В продолжение телефонного разговора…» или «По вашей просьбе высылаю…».
  • Напомните в самом письме, что должен сделать клиент после прочтения: перезвонить, ответить на письмо, перейти на сайт и заказать товар/услугу.
  • Не забудьте  указать в подписи все свои контакты, должность  и название компании.
  • Прикрепите к письму файл с коммерческим предложением и отправьте его.

В CRM Битрикс24 коммерческие предложения можно выставлять автоматически. Добавьте новое КП, в открывшейся форме заполните нужные поля – заголовок письма, возможная сумма сделки. Выберите нужный лид из CRM или контакты из базы клиентов. Выберите срок окончания действия предложения – в нужное время система напомнит вам, что нужно сделать по этому предложению.Выберите файл, добавьте сам текст письма, пропишите особые условия и отправляйте письмо адресату прямо из CRM.

Оправка писем с предложениями из CRM удобна с точки зрения контроля. Вся история общения с клиентом, в том числе и переписка, сохраняется. В случае проблем или задержек со сделкой, руководитель может проверить, правильно ли было составлено коммерческое предложение и не стало ли оно причиной отказа клиента.  

Источник: https://blog.bitrix24.ru/kommercheskoe-predlozhenie-ot-kotorogo-nelzya-otkazatsya/

Составляем грамотно деловое письмо-отказ

Отказ от коммерческого предложения образец

  • Нравится 0

    06.07.15 8:11

    В этой статье речь пойдет о не совсем приятной, но достаточно часто встречающейся ситуации в сфере деловых отношений – письме-отказе.

    Иногда приходится набраться храбрости и составить этот злосчастный текст, потому что того требует этика деловой переписки.

    Причины могут быть совершенно разные: отказ в выполнении требований, в приеме на работу, в продлении сроков или продолжении в целом сотрудничества и т. д.

    Насколько разной не была бы ситуация, отказывать всегда сложно, и при составлении соответствующего письма мы сталкиваемся с одинаковыми трудностями, когда:

    1. Возможно, что и неплохой кандидат, потенциальный партнер, сотрудник не подходит нам по ряду объективных причин.
    2. Чувствуем себя неловко, отвечая отказом.
    3. Нам важно сохранить репутацию, благоприятное мнение о себе или компании.

    Представим следующую ситуацию: ваша организация объявляет тендер, благодаря которому хочет выбрать хорошего поставщика услуг или материалов, продуктов. В ответ получает много предложений от потенциальных партнеров.

    Далее, конкурсная комиссия определяет победителя, выбирает одну или несколько самых достойных на ее взгляд компаний. В результате несколько организаций, не прошедших отборочные туры, необходимо оповестить об этом, то есть отправить им письмо-отказ.

    И вот здесь происходит столкновение с тем самым неприятным моментом.

    Казалось бы, что сложного? Просто написать все, как есть: «По результатам проведенного тендера, было принято решение в сотрудничестве Вам отказать». Однако не все так просто как может показаться. Представьте себя на месте адресата-отказника.

    В большинстве случаев такой вариант ответа, мягко говоря, прозвучит нелицеприятно, а для кого-то и обидно, несмотря на то, что ничего плохого и оскорбительного сказано не было. Но негативная новость, поданная сухим, официальным стилем, может еще более усугубить ситуацию.

    Обида возрастет до таких масштабов, что может плохо отразиться на репутации компании, а, кроме того, в дальнейшем больше не вызвать интереса к какому-либо варианту сотрудничества.

    Как избежать такого эффекта? Как отказать так, чтобы не обидеть, не поставить крест на возможности будущего партнерства? Чтобы найти ответы на эти вопросы, рассмотрим несколько полезных рекомендаций по составлению грамотных писем-отказов. Итак…

    1. Очень важно обладать уравновешенным внутренним состоянием, деловым спокойствием, которое, собственно, подразумевает само понятие бизнеса. Партнеры не всегда преследуют одинаковые цели, но важно придерживаться уважительного отношения друг к другу. Понимать, что каждый имеет право на свою точку зрения. И отказ – это абсолютно нормальная бизнес-реакция, рабочий случай, на который необходимо реагировать достойно. В то же время уметь грамотно отказать – это значит уметь вести себя максимально корректно по отношению к бизнес-партнерам.

    2. Чтобы ваше письмо – отказ было воспринято правильно и адекватно, важно отметить в его содержании две вещи: во-первых, обращение должно быть персонализированным.

    Например, «Здравствуйте, уважаемый Константин Григорьевич!»; а, во-вторых, текст письма должен содержать благодарность за отклик на ваше предложение.

    Это может выглядеть так: «Спасибо, за присланное в наш адрес портфолио» или «Благодарим за своевременный отклик на нашу просьбу».

    3. Обязательно в письме – отказе должно звучать упоминание о рассмотренном предложении адресата.

    Необходимо дать понять, что резюме, портфолио, коммерческое предложение или другие виды предоставленной информации были внимательно изучены, и решение об отказе принято совершенно обоснованно, а не просто так.

    К примеру: «Мы внимательно изучили Ваш проект по…» или «Мы внимательно ознакомились с информацией о Вашем профессиональном опыте и знаниях».

    4. Не скупитесь на положительные эмоции и оценки личности адресата, его работы, проекты, предложения и т. п. Непременно высказывайте свое одобрительное отношение если даже пишете отказ. К примеру, в такой форме: «Ваш профессиональный стаж и опыт, несомненно, заслуживают уважения…», «Разработанная Вами схема решения вопроса была интересна для нас, но…» и т. п.

    5. такого письма должно включать четкую формулировку отказа плюс не менее точное объяснение его причин. Например, в таком виде: «Несмотря на технически грамотный проект, мы вынуждены пока отказаться от предоставления Ваших услуг.

    Поскольку затраты, которые будет вынуждена нести наша компания, как в период окупаемости проекта, так и после, превосходят наши текущие расходы» или так «К сожалению, на данный момент положительное решение принято нами в пользу другого кандидата, чей профессиональный опыт более соответствует обязанностям требуемой должности».

    6. Обязательно сообщите в письме – отказе о возможных вариантах альтернативного сотрудничества. Например, сделайте это так: «Мы надеемся, что в будущем еще представится возможность для взаимовыгодного сотрудничества с Вами». Или таким образом: «Мы готовы рассматривать Вашу кандидатуру при открытии новых вакансий».

    А теперь обратите внимание, как в целом звучит письмо-отказ с использованием вышеперечисленных приемов.

    Письмо-отказИнструменты корректности
    Уважаемый Владимир Степанович, добрый день!Персональное обращение.
    Благодарим Вас за присланное в наш адрес коммерческое предложение.Благодарность за отклик на предложение.
    Мы внимательно изучили всю предоставленную в нем информацию о вашей компании.Указание на то, что предложение адресата было действительно рассмотрено.
    Предложенный Вами вариант сотрудничества был очень интересен для нас. Но затраты, которые будет вынуждена нести наша компания, в период окупаемости проекта, к сожалению, превосходят наши текущие расходы в данной области. Поэтому по объективным причинам на сегодняшний день мы вынуждены отказаться от ваших услуг.Комплимент по поводу предложения + четкая формулировка отказа и причин для него.
    Надеемся, что в дальнейшем нам представится еще возможность плодотворного сотрудничества с Вами.Упоминание о возможных альтернативах партнерских отношений.
    С уважением, Татьяна Мигунова
    Начальник отдела спецпроектов
    ООО «Импульс»
    Обязательная подпись.

    Уверены, что используя в своей практике вышеописанную конструкцию, методы, вам не составит большого труда написать грамотное и корректное письмо-отказ, без особых затрат эмоционального плана.

    Кроме того, изученные инструменты деловой переписки позволят вам не только сохранить благонадежную репутацию компании, но и зарекомендовать себя, как достойного партнера для взаимовыгодных соглашений в будущем.

  • Источник: http://sekretarus.ru/groups/group/64/blog/936/

    Вежливый отказ как инструмент повышения лояльности адресата

    Отказ от коммерческого предложения образец

    Вежливый отказ, составленный с учетом психологических тонкостей, позволит сказать «нет» в такой форме, что адресат не только не обидится, но и укрепится в своем желании к дальнейшему сотрудничеству.

    Умение использовать вежливые формы отказа в тех случаях, когда вы не можете исполнить чью-либо просьбу, пригодится всегда.

    Конечно, на рабочем месте, где вы исполняете свои профессиональные обязанности, отказывать приходится гораздо реже.

    Это обусловлено этикой деловых взаимоотношений, когда и просьбы, и обязанность их выполнения строго регламентированы должностными инструкциями и того, кто обращается с просьбой, и того, к кому она обращена.

    Тем не менее, обстоятельства могут сложиться так, что определенная свобода выбора у вас будет.

    Чаще всего, это как раз такие просьбы и предложения от коллег, которые как раз выходят за рамки установленных регламентов.

    Но в некоторых ситуациях вежливый отказ может потребоваться, даже когда просьба связана с выполнением того, что входит в ваш функционал, но в силу загруженности исполнить вы ее не можете.

    В любом случае, односложный ответ «нет» исключен. Вам следует использовать вежливые формы отказа, чтобы не испортить отношения с коллегой или руководителем и, в то же время, дать понять, что с такими просьбами к вам не следует обращаться и в будущем.

    Психологи советуют использовать такие, простые, но действенные вежливые формы отказа, как:

    1. Отсрочка принятия решения — попросите время на обдумывание просьбы, пообещайте сообщить о том, сможете ли вы ее выполнить, после того, как, например, сверитесь со своим ежедневником и планом дел;
       
    2. Объясните, почему вы не сможете выполнить просьбу — хотя давать объяснения вы не обязаны (если это не прямое поручение руководителя);
       
    3. Предвосхищайте просьбу — если вы предполагаете, что последует просьба, пожалуйтесь собеседнику до того, как он ее выскажет, о том, как вы загружены;
       
    4. Пообещайте, что в другой раз вы исполните просьбу — этот вариант вежливой формы отказа все равно не обязывает вас в следующий раз сказать «да», особенно, когда дополнить его условием «в случае, если у меня найдется свободное время»;
       
    5. «Отзеркаливайте» просьбу собеседника своим отказом — повторяйте те фразы, которыми собеседник пытается убедить вас исполнить его просьбу, проявляя дружеское участие и глядя в глаза своему визави.

    Образец вежливого отказа в «зеркальной» форме:

    Вы: «К сожалению, после обеда я не смогу помочь тебе с отчетом».

    Коллега: «Мне нужно сделать его сегодня».

    Вы: «Да, я знаю, что тебе нужно сдать отчет сегодня, но у меня не будет времени помочь тебе».

    Коллега: «Но сегодня — последний день сдачи отчетов».

    Вы: «Да, сегодня — последний срок, но после обеда я занят и не смогу поучаствовать в подготовке отчета».

    Вежливый отказ можно использовать во взаимоотношениях с непосредственным руководителем или директором. Если он, например, в который раз пытается загрузить вас сверхурочной работой, попробуйте объяснить, что чем больше нагрузка, тем меньше ваша продуктивность. Объясните ему, что в рабочее время вы сможете выполнять поставленные задачи в соответствии с их приоритетом.

    Вежливый отказ в телефонном разговоре

    В задачу секретаря входит вежливая и деликатная обработка любых телефонных звонков. Но и в этих случаях часть приходиться использовать вежливые формы отказа, представленные в таблице ниже.

    Ситуация

    Образец вежливого отказа

    Звонок линейному сотруднику

    Звонок руководителю

    Если с абонентом не хотят общаться

    – Извините, в настоящий момент я не могу соединить вас с данным сотрудником, он в служебной поездке. Но вы можете передать мне информацию для него.

    – Согласно регламентам нашей компании, поступающая в адрес руководителя информация сначала передается его заместителю/помощнику. Запишите, пожалуйста, электронный адрес, на который вы можете ее отправить с пометкой, что сведения предназначаются руководителю. В случае, если ваше предложение нас  заинтересует, с вами обязательно свяжутся.

    – Извините, Сергей Петрович, но Ирина Ивановна не может сейчас переговорить в вами (у нее совещание и т. п.). Пожалуйста, оставьте для нее информацию или направьте ее письмом на адрес нашей электронной почты с пометкой «лично».

    Если звонок уже не первый и абонент настаивает на  личном общении

    – Сергей Петрович, ваше предложение, несомненно, будет рассмотрено, но его нужно оформить в более развернутом виде и не в телефонном разговор. Это нужно, чтобы Александр Васильевич  смог в деталях ознакомиться с потенциально интересным проектом. Отправить нужную информацию вы можете на наш электронный адрес или факс с пометкой «лично». Заместитель руководителя обязательно свяжется с вами.

    Если поступило коммерческое или рекламное предложение

    – Пожалуйста, направьте ваши предложения нам по факсу или в адрес электронной почты. Предложение и, если оно нас заинтересует, ответственный сотрудник с вами свяжется. 

    Читать также:

    Как сформулировать вежливый отказ в деловом письме

    О том, как написать вежливый отказ правильно, должен знать каждый секретарь. Крупные компании ежедневно получают письма, содержащие разного рода приглашения и предложения. Многие из них после того, как будут просмотрены, поступают на исполнения секретарю, который и оформляет письма-отказы.

    Как написать вежливый отказ от предложения

    По правилам деловой переписки,  письмо-вежливый отказ от предложения каких либо товаров или услуг может содержать вежливое, но категорическое «нет» только в случае, когда данное предложение направлено явно не по адресу. В остальных случаях текст вежливого отказа должен предполагать возможность продолжения диалога — ведь рыночная конъюнктура может измениться в любой момент.

    Вежливый отказ, примеры для ситуаций с потенциальными контрагентами могут такие ключевые фразы, как:

    • Спасибо за участие в конкурсе, анонсированным нашей компанией. Как идея вашего проекта, так и оригинальны способ его реализации очень понравились руководству, но заявленная вами стоимость превышает бюджет, выделенный для этих целей. В настоящее время в качестве исполнителя выбрана другая компания, но мы надеемся на продолжение сотрудничества в будущем;
       
    • Мы внимательно ознакомились с предложенной вами продукцией и ее техническими характеристиками. К сожалению, по некоторым параметрам  данные модели нам не подходят. Надеемся, что в дальнейшем, если мы сможем внести изменения, то сможем заключить с вашей компанией договор на поставку.

    Как правильно написать вежливый отказ от сотрудничества

    Текст вежливого отказа от сотрудничества, оформленный с использованием языка и этикета деловой переписки, как правило, имеет следующую структуру:

    Вводная часть: вежливое обращение по имени-отчеству, информирование о получении предложения о сотрудничестве и выражение благодарности за это предложение и внимание, проявленное к вашей компании;

    Основной текст: Аргументированный отказ от сотрудничества с указанием тех обстоятельств, которые мешают заключению договора. Если предложение сопровождалось приложением документов, необходимо отметить, что все они были подробно изучены;

    Заключительная часть: Выражение сожаления о том, что в настоящий момент сотрудничество невозможно и выражение надежды на то, что оно будет вероятно уже в ближайшем будущем. При необходимости, можно перечислить условия, при которых это станет возможным.

    Своего рода вежливый отказ от сотрудничества — это и письмо-извещение об отказе в приеме на работу. Пример такого письма приведен ниже.

    Как оформить вежливый отказ от приглашения

    Важно, чтобы вежливый отказ от приглашения также был своевременно оформлен, поскольку организация и планирование многих мероприятий осуществляется с учетом предполагаемого количества участников.

    Поэтому своевременно отосланный в адрес организаторов вежливый отказ от приглашения позволит им оперативно скорректировать программу, определить количество посадочных и бронируемых в гостиницах мест. Не следует забывать и о речевом этикете в деловой переписке.

    Такое письмо не только дань элементарной вежливости, но и свидетельство наличия деловой этики и профессионализма.

    Справка

    Начинаться  вежливый отказ от приглашения, оформленный в письменном виде, может со слов:

    1. Выражаем благодарность за приглашение, но, к сожалению…
       
    2. Спасибо за предоставленную возможность принять участие в таком интересном мероприятии, как … но, к сожалению
       
    3. К сожалению, в настоящее время у нас нет возможности стать участниками …, в связи…

    Желательно, чтобы причины, по которым компания не сможет ответить на приглашение, были указаны в тексте вежливого отказа. В его заключительной части также нужно будет выразить надежду, что в следующий раз свое участие ваша компания обеспечить сможет.

    Читать также:

    Источник: https://www.sekretariat.ru/article/211199-vejlivyy-otkaz-18-m1

    Книга Права
    Добавить комментарий