Лимит возмещение расходов сотруднику без выдачи подотчета

Возмещение расходов сотруднику без выдачи подотчета

Лимит возмещение расходов сотруднику без выдачи подотчета

Подотчетные лица – сотрудники, которым организация выдает деньги для выполнения служебных поручений и которые обязаны представить отчет об их использовании.*

Как быть, если…

Работник купил материалы за свой счет и ему нужно компенсировать расходы

Н.Г.Сазонова, эксперт журнала «Упрощенка»

Что предпринять? Выбрать один из вариантов оформления данной операции. Первый — выплатить деньги на основании приказа или распоряжения руководителя. Второй — приобрести материалы у сотрудника по договору купли-продажи. Делая выбор, принимайте во внимание, на чье имя оформлены документы, подтверждающие расходы: сотрудника или организации.

Если у вас «упрощенка» с объектом доходы

Ваши сотрудники также могут потратить собственные деньги на нужды фирмы. Поэтому материал актуален для вас в полной мере.

Сотрудник для нужд фирмы купил товарно-материальные ценности, в то время как подотчетных средств ему на эти цели не выдавали. Однако ценности нужные, и он уверен, что фирма данные траты ему возместит.

Как бухгалтеру оформить такую операцию? Первое что приходит в голову, — это принять от сотрудника авансовый отчет с нулевым авансом, где расходы на покупку отражены как перерасход по подотчету.

Но такая операция ничего общего с подотчетом не имеет. И перерасхода тут нет.

Важно

Далее проводится его проверка и утверждение руководителем.

Сколько времени нужно хранить авансовые отчеты, узнайте здесь.

Таким образом, если сотрудник сначала купил товар, а потом потребовал возмещения расходов, оформлять авансовый отчет в качестве оправдательного документа некорректно, поскольку этого сотрудника уже нельзя назвать подотчетным лицом.

Также отметим, что сотрудник может использовать личные средства для оплаты каких-либо покупок, в которых нуждается компания, а также имеет право на возмещение этих расходов, поскольку в законодательстве не имеется запретов на подобные операции. Но важно корректно оформить такие взаимоотношения документально.

Как оформить возмещение расходов сотруднику и избежать налоговых рисков

В организации должно иметься общее распоряжение о возможности совершения таких покупок сотрудниками. Это может быть приказ, в котором указаны лица или должности, которые могут совершать покупки от лица организации.

Или можно включить такой пункт в учетную политику, кадровую политику или политику обращения денежных средств. В этих же внутренних актах можно описать и правила документооборота для ситуации, являющейся темой статьи. Эти правила организация устанавливает самостоятельно.

Возмещение расходов сотруднику без выдачи подотчета в бюджете

Но он должен обязательно указываться в специальной отчетной документации.

Как возместить расходы сотруднику, если деньги под отчет не выдавались?

Большинство работодателей обозначает срок 3 дня. Если по какой-то причине деньги вовремя вернуть работник не смог, то налоговики будут обязаны доначислять НДФЛ как за заработную плату. Возврат средств можно осуществить двумя способами:

  • в кассу предприятия;
  • безналичным переводом.

Сам факт перечисления неиспользованных средств должен быть указан в платежном поручении или же специальной пояснительной записке.
Данное требование следует строго соблюдать.

Назначение платежа при перечислении подотчетному лицу

Осуществить обратное перечисление денежных средств можно:

  1. с помощью безналичного перевода;
  2. в кассе организации.

Факт возврата подотчетных денег необходимо указать:

  1. в платежном поручении;
  2. специальной пояснительной записке.

В случае, когда работнику не удалось в обозначенный срок осуществить возврат, налоговая служба будет обязана отчислить из этой суммы подоходный налог. Итак, занимаясь оформлением назначения платежки для подотчетного лица, необходимо указать, что настоящие денежные средства являются подотчетными.

Ведь заранее деньги не выдавались, а подотчетное лицо должно отчитываться именно по полученным деньгам, а не по самостоятельно произведенным покупкам, которые неизвестно, имеют ли какое-то отношение к деятельности фирмы (подробнее об этом — во врезке ниже). Cоответственно об обычном подотчете здесь речи не идет, а деньги нужно выплачивать по другим основаниям. Возможные способы оформления мы представили в таблице ниже.

Таблица Как компенсировать сотруднику расходы на покупку материальных ценностей

СпособКакие документы потребуютсяПреимуществоНедостаток Расходы сотрудника возмещаются на основании распоряжения или приказа руководителя Заявление от работника на возмещение расходов;документы об оплате (кассовые и товарные чеки, платежные поручения);приказ или распоряжение руководителя о компенсации расходов;общий приказ по фирме, регламентирующий порядок возмещения подобных затрат (срок возврата денег, максимальную сумму покупки и пр.) Идеально подходит, если «первичка», подтверждающая покупку, оформлена на компанию.
Фирма сможет без проблем учесть компенсацию в расходах при УСН сразу после ее выплаты работнику (подп. 5 п. 1 ст. 346.16 и подп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ). А у работника не появляется налоговая база по НДФЛ Если первичные документы продавцов выписаны на сотрудника, то при возмещении расходов у него возникает налоговая база по НДФЛ (п. 2 ст. 226 и подп. 2 п. 1 ст. 228 НК РФ).

Возмещение расходов сотруднику без выдачи подотчета проводки

ГК РФ).

Мы полагаем, что факт составления в рассматриваемой ситуации заявления работника с просьбой возместить расходы, оплаченные из собственных средств, отчета о расходовании средств и дальнейшее утверждение отчета руководителем, а также издание руководителем приказа будут свидетельствовать об одобрении сделки представляемым.

Отметим, что форма N АО-1 «Авансовый отчет», утвержденная постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55, применяется для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам. Для рассматриваемой же ситуации форма отчета о произведенных расходах не установлена.

Руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, должен определить форму отчета о произведенных расходах с учетом требований, предусмотренных ст.
9 Закона N 402-ФЗ, за основу которой можно взять форму N АО-1 «Авансовый отчет».

К данному документу следует приложить оправдательные документы (чеки, квитанции и т.п.). Возмещение сотруднику понесенных им расходов осуществляется по расходному кассовому ордеру 0310002 (п.

А также познакомит вас с основными нюансами налогового учета по сделке.

Почему возмещение расходов не надо проводить как подотчетные суммы

Сергей Рюмин, аудитор,управляющий партнер ООО «КАФ “ИНВЕСТАУДИТТРАСТ”»

— Сотрудник купил на свои деньги материалы для фирмы и обратился за компенсацией расходов. Нужно ли для их подтверждения оформлять авансовый отчет?

— Нет, заполнять авансовый отчет не нужно. Так как по общему правилу этот документ составляют только в том случае, когда работники предварительно получили деньги под отчет.

То есть авансовый отчет нужен для того, чтобы показать, на что израсходованы средства компании (п. 4.4 Положения ЦБ РФ от 12.10.2011 № 373-П). А рассматриваемая ситуация по большому счету никакого отношения к подотчету не имеет. Следовательно, и отчитываться не за что.

— Как бухгалтеру оформить такую покупку, какие документы потребуются?

— Как правило, налоговики на местах соглашаются с тем, что для того, чтобы возместить сотруднику затраты, достаточно его заявления о компенсации расходов, приказа руководителя о возмещении средств и документов об оплате.

При этом лучше, чтобы «первичка» была выписана на имя фирмы, — это поможет сотруднику избежать уплаты НДФЛ и подтвердит обоснованность расходов. Однако иногда проверяющие требуют еще и общий приказ по компании о порядке компенсации таких затрат. поэтому лучше его издать.

Возмещение расходов сотруднику без выдачи подотчетав бюджетном учреждении

Это избавит от нежелательных затруднений с налоговой инспекцией.

Также возможны ситуации, когда подотчётное лицо попросту увольняется при этом, забыв (или намеренно) вернуть средства в кассу предприятия. Если расчет с данным работником пока не был произведен, можно удержать часть денег с его зарплаты. Но данная процедура должна быть оговорена:

  • Как с самим работником;
  • Так и с согласия руководства.

Только после этого возможен вычет.

Согласие данного работника на сделку требуется зафиксировать в заявлении, составленном подотчётным работником. Данное заявление будет обладать законной силой с момента его составления. Именно в этот срок руководитель и должен окончательно принять решение об удержании средств с сотрудника.

Если решение в установленный срок не было принято тогда взыскать невозвращенные средства можно будет только через суд.

Процесс удержания денег должен быть отражен в бухгалтерском учете при помощи проводки Д 70 К 71. Но списанная сума никак не может превышать 20 процентов от оклада сотрудника. Наче это противоречит статье 137 Трудового Кодекса.

Если же подотчётное лицо уволилось и уже успело получить, расчет тогда потребовать возврат подотчетных сумм в кассу можно будет только через суд.

Возмещение расходов сотруднику без выдачи подотчета в бюджетном учреждении

Далее проводится его проверка и утверждение руководителем.

Сколько времени нужно хранить авансовые отчеты, узнайте .

Таким образом, если сотрудник сначала купил товар, а потом потребовал возмещения расходов, оформлять авансовый отчет в качестве оправдательного документа некорректно, поскольку этого сотрудника уже нельзя назвать подотчетным лицом.

Также отметим, что сотрудник может использовать личные средства для оплаты каких-либо покупок, в которых нуждается компания, а также имеет право на возмещение этих расходов, поскольку в законодательстве не имеется запретов на подобные операции. Но важно корректно оформить такие взаимоотношения документально.

Как оформить возмещение расходов сотруднику и избежать налоговых рисков?

Начнем с того, что в организации должно иметься общее распоряжение о возможности совершения таких покупок сотрудниками. Это может быть приказ, в котором указаны лица или должности, которые могут совершать покупки от лица организации.

Или можно включить такой пункт в учетную политику, кадровую политику или политику обращения денежных средств. В этих же внутренних актах можно описать и правила документооборота для ситуации, являющейся темой статьи.

Эти правила организация устанавливает самостоятельно.

Возмещение расходов сотруднику без выдачи подотчета в 1с 8.3

Такой вывод следует из пункта 4.4 Положения ЦБ РФ от 12.10.2011 № 373-П (далее — Положение № 373-П).

Ведь заранее деньги не выдавались, а подотчетное лицо должно отчитываться именно по полученным деньгам, а не по самостоятельно произведенным покупкам, которые неизвестно, имеют ли какое-то отношение к деятельности фирмы (подробнее об этом — во врезке ниже). Cоответственно об обычном подотчете здесь речи не идет, а деньги нужно выплачивать по другим основаниям.

Возможные способы оформления мы представили в таблице ниже.

Таблица Как компенсировать сотруднику расходы на покупку материальных ценностей

СпособКакие документы потребуютсяПреимуществоНедостаток Расходы сотрудника возмещаются на основании распоряжения или приказа руководителя Заявление от работника на возмещение расходов;документы об оплате (кассовые и товарные чеки, платежные поручения);приказ или распоряжение руководителя о компенсации расходов;общий приказ по фирме, регламентирующий порядок возмещения подобных затрат (срок возврата денег, максимальную сумму покупки и пр.) Идеально подходит, если «первичка», подтверждающая покупку, оформлена на компанию. Фирма сможет без проблем учесть компенсацию в расходах при УСН сразу после ее выплаты работнику (подп. 5 п. 1 ст. 346.16 и подп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

Возмещение расходов сотруднику без выдачи подотчета в 1с

Указания N 3210-У).

Учитывая изложенное, полагаем, что в целях более полного документального оформления хозяйственных операций по приобретению материалов рассматриваемым способом, помимо документов, указанных в тексте вопроса, организации целесообразно располагать следующими документами:

— общим по организации приказом директора о возмещении сотрудникам произведенных в интересах организации расходов;

— приказом об утверждении перечня сотрудников, которые осуществляют приобретение материалов в интересах организации;

— отчетами сотрудников об израсходованных суммах и целях такого расходования с приложением документов, подтверждающих приобретение и оплату материалов.

Формы указанных документов организации разрабатывают самостоятельно (ч. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ).

Следует иметь в виду, что неоднозначным является правомерность возмещения работнику осуществленных им расходов на приобретение материалов непосредственно из кассы организации (минуя сдачу выручки на расчетный счет), так как перечень целей, на которые организации вправе расходовать наличные денежные средства, полученные в кассу в виде выручки, законодательно ограничен.

Так, согласно п.

Возмещение расходов сотруднику без выдачи подотчета 2018

Внимание

Вопрос:

Работник потратил собственные денежные средства на удостоверение нотариусом копий документов. Кассовый чек сдал в бухгалтерию. В бухгалтерском учете через какой счет 71,73 нужно произвести возврат денежных средств работнику? каким отчетом оформить данную операцию?

  • Порядок выплаты компенсации личных денег сотрудникуСкачать бесплатно

Ответ:

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

Как возместить сотруднику перерасход денег, выданных под отчет

Компенсация личных денег сотрудника

86.66990 (6,8,9)

Сотрудник может приобрести для организации необходимые товары (работы, услуги) за счет личных средств. В этом случае авансовый отчет можно не оформлять, так как этот документ обязаны составлять лишь те сотрудники, которым были выданы деньги организации (п.

Источник: https://balkonsmart.ru/vozmeshhenie-rashodov-sotrudniku-bez-vydachi-podotcheta

Выдача наличных под отчет. Кому можно выдавать деньги под отчет

Лимит возмещение расходов сотруднику без выдачи подотчета

Требования к выдаче денег под отчет постоянно меняются. Чтобы не допускать просчетов в работе, сегодня необходимо руководствоваться Указанием Банка России от 11 марта 2014 года .

Однако основные ошибки совершаются не по причине незнания новых норм законодательства. Причина их скорее в привычке неверно выполнять ту или иную операцию при оформлении средств.

Вот о них мы и поговорим в этой статье.

Ошибка № 1. Без заявления

Средства выдаются под отчет без получения заявления от лица, которому передаются деньги. Например, компании нужно срочно сделать нотариальные копии документов, чтобы успеть, бухгалтер просто выдает средства, не требуя с сотрудника соответствующее заявление. Впоследствии о такой бумаге никто также не вспоминает. Однако отсутствие заявления является ошибкой. Согласно пункту 6.

3. Указания № 3210-У для выдачи наличных под отчет на расходы, связанные с осуществлением деятельности, должен быть оформлен расходный кассовый ордер по форме 0310002. Такую бумагу нужно подготовить по письменному заявлению подотчетного лица, составлен ному в произвольной форме и содержащему запись о сумме наличных и о сроке, на который они выдаются, подпись руководителя и дату.

Ошибка № 2. Неизрасходованные деньги

Денежные средства, выданные под отчет, и не израсходованные, должны быть возвращены в кассу предприятия в трехдневный срок. Ошибкой будет, если сотрудник этого не сделает. Равно как и если средства он вернет намного позже или расход не будет подтвержден первичными документами.

По смыслу пункта 6.3 Указания № 3210-У подотчетное лицо обязано либо предъявить авансовый отчет, либо вернуть наличность.

Директор взял из кассы компании деньги, но в тот же день их вернул. На следующий день руководитель взял еще 144 000 рублей. В результате, инспекция привлекла компанию к ответственности по части 1 статьи 15.1 КоАП РФ. И арбитры с ней согласились…

Во избежание ошибки целесообразно заранее ознакомить работника с необходимостью вернуть средства. Это можно сделать, если дать ему прочесть внутренние документы компании, закрепляющие обязанность возврата денег, выданных под отчет, или же прописать соответствующие обязанности в трудовом договоре. Еще один выход из ситуации – составление авансового от чета.

Если в установленный срок сотрудник не вернул неизрасходованную подотчетную сумму, то работодателю нужно принять меры по ее взысканию.

В этих целях в соответствии со он вправе удержать невозвращенный аванс из зарплаты, правда, с учетом 20-процентного ограниче-ния, предусмотренного , при каждой выплате заработка.

Такое решение принимается не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, и при условии, что сотрудник не оспаривает основания и размеры удержания (Письмо Роструда от 09.08.2007 г. № 3044-6-0).

Ошибка № 3. Ранее выданные

Компании и индивидуальные предприниматели могут выдавать под отчет наличность только тем лицам, которые отчитались по ранее выданным средствам. Если работник этого не сделал, то будет ошибкой выдавать ему новую «партию» денег.

Согласно пункту 6.3 Указания № 3210-У подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней со дня истечения срока, на который выданы наличные, или со дня выхода на работу, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии – руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами.

Следовательно, перед выдачей средств под отчет нужно проверить, отчитался ли работник за предыдущие суммы, вернул ли неизрасходованные средства.

Эта ошибка часто приводит к судебным спорам. В качестве примера можно привести постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 25 февраля 2014 года № 09АП-47328/2013 по делу № А40- 144835/13.

Вместе с тем, расчеты посредством корпоративных карт не приравнены к расчетам наличными, а признаются безналичными, поэтому названное правило к ним не применяется (постановление Девятого арбитражного апелляционного суда № 09АП-10884/2013).

Ошибка № 4. Нет авансового отчета

В некоторых случаях авансовый отчет, которым подтверждается расходование средств, может просто отсутствовать в компании, например, он – потерялся.

Еще одной ошибкой является неправильное заполнение этого документа, например, к таким неточностям можно отнести: отсутствие назначения аванса; обязательных реквизитов отчета; несоответствие сумм выданных и фактически израсходованных средств, которые подтверждаются первичными документами; отсутствие подписей подотчетного лица и главного бухгалтера.

  1. наименование документа;
  2. дата его составления;
  3. название фирмы, составившей документ;
  4. содержание факта хозяйственной жизни;
  5. величина натурального и (или) денежного измерения с указанием единиц измерения;
  6. должность сотрудника, совершившего сделку, операцию и ответственного за ее оформление;
  7. подписи.

Отсутствие авансового отчета или неправильное его заполнение является очень распространенным нарушением. Для того чтобы избежать подобной ошибки, необходимо проверять наличие отчета, а также его содержание.

Чтобы проверка документов осуществлялась на постоянной основе, целесообразно назначить лицо, ответственное за ревизию документа. Им может быть бухгалтер или специалист службы внутреннего аудита.

Соответствующие обязанности необходимо прописать в с работником.

Ошибка № 5. Нарушен лимит

Предельный размер расчетов наличными в рамках одного договора между юридическими лицами, а также между компаниями и индивидуальными предпринимателями составляет 100 000 рублей (Указание Банка России от 07.10.2013 г. № 3073-У «Об осуществлении наличных рас четов»). Такое ограничение применяется также, если подотчетное лицо покупателя вносит наличные средства в кассу поставщика.

Однако расходование на выдачу сотрудником денег под отчет осуществляется без учета предельного размера расчетов.

Отсутствие ордера является ошибкой. Чтобы ее избежать, нужно регламентировать в учетной политике выдачу и оформление этого документа. Кроме того, в трудовом договоре с бухгалтером необходимо прописать четкие обязанности по выдаче ордеров при оформлении средств под отчет…

Напомним, что ранее действовало ограничение и на выдачу средств под отчет (Указание № 1843-У). И такая ошибка может быть выявлена ревизорами за предыдущие периоды, в рамках проверки за три года. А значит, пока расслабляться рано.

По возможности осуществляйте расчеты безналичным методом. Расчеты «живыми» деньгами рекомендуется проводить только в случае крайней необходимости, например, компании понадобились ручки или бумага для принтера.

Ошибка № 6. Нет первичных документов

Любой факт хозяйственной деятельности компании должен быть подтвержден первичными бумагами. Однако, зачастую фирмы такие документы оформить забывают.

Статья 9 Закона «О бухгалтерском учете» закрепляет, что первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным – непосредственно после его окончания. Расходование средств должно быть подтверждено документально. Например, чеком, квитанцией, актом приемки-передачи, накладной , железнодорожными и авиабилетами, платежными поручениями.

При отсутствии первичных документов невозможно будет подтвердить, что средства потрачены именно на те цели, которые указаны работником в авансовом отчете. На это обязательно обратят внимание чиновники во время ревизии.

Ошибка № 7. Только чек

При оплате товаров (работ, услуг) наличными для документального подтверждения расходов наряду с кассовым чеком необходимы и другие первичные документы, свидетельствующие о связи понесенных расходов с деятельностью предприятия, направленной на получение доходов. Такие разъяснения приведены в Письме ФНС России от 25 июня 2013 года № ЕД-4-3/ [email protected]

Следовательно, подотчетному лицу недостаточно взять только чек для того, чтобы подтвердить, что расходы были осуществлены на корпоративные цели.

Во избежание спорных ситуаций, необходимо прописать в локальном акте, какие документы подтверждают расходы, а также инструктировать сотрудников, какие бумаги они должны собрать.

Ошибка № 8. Отсутствует кассовый ордер

Взяв заявление с подотчетного лица о выдаче средств под отчет, бухгалтер может забыть выписать кассовый ордер. Однако форма такого документа даже утверждена документально. Согласно пункту 6.

4 Указания 3210-У выдача из кассы юридического лица обособленному подразделению наличных, необходимых для проведения кассовых операций, осуществляется в порядке, установленном юридическим лицом, по расходному кассовому ордеру 0310002.

Таким образом, отсутствие ордера является ошибкой. Чтобы ее из бежать, нужно регламентировать в учетной политике выдачу и оформление этого документа. Кроме того, в трудовом договоре с бухгалтером необходимо прописать четкие обязанности по выдаче ордеров при оформлении средств под отчет.

Ошибка № 9. Начисление НДФЛ

Если работник не вернул деньги, эти средства рассматриваются как его выгода. Однако может сложиться ситуация, когда работник не вернул наличность в результате забывчивости. Или, например, он действительно потратил деньги, но не отчитался по ним, так как уехал в командировку.

Источник: https://megatita.ru/issue-of-cash-under-report-who-can-i-give-money-for-a-report/

Возмещение хоз расходов по авансовому отчету

Лимит возмещение расходов сотруднику без выдачи подотчета

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос «Возмещение хоз расходов по авансовому отчету». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

На основании утвержденного руководителем предприятия заявления, бухгалтерия заполняет расходный кассовый ордер и в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации утвержденным ЦБ РФ 22. 09.93 № 40 кассир выдает подотчетному лицу денежные средства.

В случае, если не вся сумма подотчетных средств потрачена, сотрудник возвращает остаток в кассу. Если осуществлен перерасход подотчетных сумм — организация компенсирует его.

Возмещение сумм расходов на хозяйственные нужды

Порядок оформления документов в случае выдачи наличных денег работнику под отчет на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, регламентирован в п. 6.3 Указания N 3210-У.

Таким образом, действующий в настоящее время порядок предполагает учет расчетов с подотчетными лицами только по суммам фактически выданных им денежных средств на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя.

Командировка на ООО “ДетальПлюс” оформляется приказом (распоряжением) (см. приложение) с указанием пункта назначения, наименования предприятия (организации), куда командируется работник, срока, цели и продолжительности командировки. Командированному работнику выдается командировочное удостоверение (см. приложение), подписанное руководителем предприятия и скрепленное печатью.

Письменные договоры о полной индивидуальной или коллектив­ной (бригадной) материальной ответственности, т.е. о возмещении работодателю причиненного ущерба в полном размере за недостачу вве­ренного работникам имущества, заключаются с работниками, достиг­шими возраста 18 лет и непосредственно обслуживающими или исполь­зующими денежные, товарные ценности или иное имущество.

Кассовые операции здесь оформляются типовыми межведомственными формами первичной учетной документации для предприятий и организаций.

Также часто возникают ситуации, когда сотрудник направляется в командировку без выдачи подотчетных сумм, а по возвращении получает возмещение своих расходов. В таком случае мы придерживаемся той же стратегии, то есть не считаем такого сотрудника подотчетным лицом, и отчитываться он должен не по авансовому отчету, а по указанному в предыдущей части статьи отчету об израсходованных средствах.

Подотчетными лицами признаются все без исключения штатные работники организации (работающие по трудовому договору), получившие авансом денежные средства из кассы.

Рассмотрение расходов на оплату услуг адвоката как убытков сторон осложнял их возмещение, поскольку заинтересованной в возмещении стороне нужно доказать наличие прямой связи между нарушением его прав и необходимостью воспользоваться услугами адвоката.

Если документы, подтверждающие покупку, у работника не сохранились, то даже если вы будете возмещать произведенные расходы, возникнет обязанность удержать НДФЛ с сумм возмещения и начислить страховые взносы. В расходы по налогу на прибыль такие расходы принимать нельзя.

Возмещение расходов сотруднику без выдачи подотчета

Аналогично и в рассматриваемой ситуации расходы, осуществляемые работником и связанные с осуществлением деятельности юридического лица, компенсируются организацией после приобретения указанных в задании материалов без выдачи наличных денег под отчет авансом.

Причем, деньги можно переводить как на корпоративную карту, которая открыта на предприятие, так и на личную карту самого подотчетного лица.
Существуют ли какие-либо лимиты расходования денежных средств из кассы при расчетах с сотрудником (лимит по оплате наличными с 1 контрагентом — до 100 000 руб.)?

Поэтому, чтобы проверяющие не посчитали компенсацию доходом, облагаемым НДФЛ, а также не сняли расходы по налогу на прибыль и вычеты НДС со стоимости приобретенных товаров, такой приказ безопаснее иметь в компании. Он к тому же позволит избежать ситуации, когда излишне инициативные сотрудники приобретают товары, в которых компания на самом деле не нуждается.

Документы, подтверждающие понесенные расходы (кассовые и товарные чеки, накладные и т.п.). Оптимально, если они будут составлены не на работника, а на предприятие.

Но в нем стоит предусмотреть возможность того, что сотрудники приобретают товары (работы, услуги) за свой счет, а компания им компенсирует расходы.

Правомерно ли применение такого порядка приобретения материалов, а также возмещение этих расходов из кассы организации?

Но в нем стоит предусмотреть возможность того, что сотрудники приобретают товары (работы, услуги) за свой счет, а компания им компенсирует расходы.

Получив заявление, руководитель должен поставить резолюцию, в которой будет указана сумма, срок, на который она выдана, дата и его подпись.

О размере базовой величины см.: системы семейства «КонсультантПлюс» / Справочная информация / Расчетные индикаторы и калькуляторы / Минимальная заработная плата.

Приобретенные товарно-материальные ценности подотчетным лицом приходуются по соответствующим первичным документам (накладная, товарная накладная). В бухгалтерии составляется запись Д44,10 К71.

Работникам могут выдаваться денежные средства под отчет для приобретения товаров (работ, услуг) (далее — товары) в интересах организации. Рассмотрим, как следует отражать в бухгалтерском учете расчеты с подотчетными лицами по хозяйственным расходам (далее — хознужды).

За причиненный ущерб работник несет материальную ответствен­ность в пределах своего среднего месячного заработка, если иное не пре­дусмотрено Трудовым кодексом Российской Федерации (ТК РФ) или иными федеральными законами.

Возмещение расходов сотруднику без выдачи подотчета хотя бы раз имело место практически в каждой организации, поскольку иногда возникает срочная необходимость в покупке какого-либо товара для нужд компании, а времени на получение аванса нет.

В организации должно иметься общее распоряжение о возможности совершения таких покупок сотрудниками. Это может быть приказ, в котором указаны лица или должности, которые могут совершать покупки от лица организации. Подотчетные лица — это сотрудники организации, которые получили денежные средства организации для оплаты «мелких» расходов.

Т.е. нужно обязать сотрудников в случае безналичного получения ими средств под отчет сдавать в определенные сроки авансовый отчет. Это решение стоит сразу прописать, например, в Положении о подотчетных лицах.

В срок не позднее 3 рабочих дней с момента выхода на работу или окончания срока выдачи денежных средств, подотчетное лицо обязано отчитаться по полученным суммам, т.е. представить авансовый отчет.

Пока не сданная в срок сумма числится за работником, она расценивается как предоставленный ему заем. В то случае должна быть исчислена материальная выгода от использования заемных средств. Если же долг будет списан за счет средств организации, то эту сумму нужно включить в совокупный доход работника и удержать с нее налог на доходы физических лиц.

При этом нужно разобраться какой документ оформляется после авансового отчета при перерасходе подотчетником предоставленной ему суммы. Перерасход денежных средств может быть вызван производственной необходимостью или изменением стоимость товаров и услуг, на которые предоставлялись подотчетные суммы.

В числе внутриорганизационных документов, используемых в расчетах с подотчетными лицами, состоят утвержденные руководством предприятия списки подотчетных лиц, сметы представительских расходов, приказы об утверждении данных смет, авансовые отчеты, а также журналы регистрации отчетов.

Однако, здесь стоит учесть, что при расчетах с другими предприятиями и предпринимателями сотрудник не должен превышать лимит в 100 тысяч рублей (в рамках одного договора).

Сроки возмещения сотруднику расходов по авансовому отчету

В приказе можно зафиксировать максимальную сумму покупок, которую сотрудник может осуществить за счет собственных средств с последующим возмещением расходов.

Коммерческие предприятия нередко сталкиваются с необходимостью осуществления расчетов наличными деньгами. Подотчетные суммы выдаются через кассу организации или переводятся на карту ответственного лица. По факту исполнения производственной задачи получатель обязан представить авансовый отчет об использовании выданных средств.

  • Общие сведения
  • Порядок возмещения перерасхода по авансовому отчету
  • Часто задаваемые вопросы

Работникам организации могут быть предоставлены займы на ин­дивидуальное и кооперативное жилищное строительство, обзаведение домашним хозяйством и др. Решение о предоставлении работникам займов принимается учредителями организации.

Отметим, что аванс на хознужды может быть предварительно не выдан либо выдан в сумме меньшей, чем нужно. Допускается при необходимости использование личных денег работников для приобретения ими товаров в интересах организации в пределах законодательно установленного размера (не более 100 базовых величин в день в целом по организации) .

Правомерно ли применение такого порядка приобретения материалов, а также возмещение этих расходов из кассы организации? Существуют ли какие-либо лимиты расходования денежных средств из кассы при расчетах с сотрудником (лимит по оплате наличными с 1 контрагентом — до 100 000 руб.)?

Поскольку при покупке товара за собственные средства для рабочих целей сотрудник, можно сказать, выступает от имени организации, то в соответствии с п. 1 ст. 183 ГК РФ необходимо составить документы, которыми будет закреплено, что организация одобрила такую сделку.

Срок для представления авансового отчета

Договор займа заключается в письменной форме. Заемщик выда­ет организации обязательство о возврате полученных средств.

Наличные деньги выдаются под отчет работникам при условии полного отчета по ранее выданным суммам .

Однако перерасход должен быть обоснован с экономической точки зрения, иначе работодатель может отказать заявителю в возмещении потраченной суммы.

Источник: https://si-an.ru/shtrafy/11692-vozmeshhenie-khoz-raskhodov-po-avansovomu-otchetu.html

Когда оформляется авансовый отчет

Согласно п. 6.3 указания Банка России о ведении кассовых операций от 11.03.2014 № 3210-У авансовый отчет составляется в случае, когда сотруднику на покупку чего-либо для нужд фирмы были выданы деньги заранее под отчет.

Выдача денег должна происходить на основании расходного кассового ордера, который составляется при наличии заявления от подотчетника, одобренного руководителем или на основании распорядительного документа (приказа, распоряжения) руководителя компании (или ИП).

В заявлении (или распорядительном документе) должны быть указаны сумма и срок использования денежных средств.

Авансовый отчет, в свою очередь, подается сотрудником в бухгалтерию в течение 3 дней после крайней даты срока. Далее проводится его проверка и утверждение руководителем.

Сколько времени нужно хранить авансовые отчеты, узнайте здесь.

Таким образом, если сотрудник сначала купил товар, а потом потребовал возмещения расходов, оформлять авансовый отчет в качестве оправдательного документа некорректно, поскольку этого сотрудника уже нельзя назвать подотчетным лицом.

Также отметим, что сотрудник может использовать личные средства для оплаты каких-либо покупок, в которых нуждается компания, а также имеет право на возмещение этих расходов, поскольку в законодательстве не имеется запретов на подобные операции. Но важно корректно оформить такие взаимоотношения документально.

Возмещение расходов по командировке

Также часто возникают ситуации, когда сотрудник направляется в командировку без выдачи подотчетных сумм, а по возвращении получает возмещение своих расходов.

В таком случае мы придерживаемся той же стратегии, то есть не считаем такого сотрудника подотчетным лицом, и отчитываться он должен не по авансовому отчету, а по указанному в предыдущей части статьи отчету об израсходованных средствах. Так, в п.

26 положения о командировках, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, говорится об авансовом отчете как о документе, подтверждающем использование денег, выданных заранее до поездки. Кстати, не стоит забывать о включении в отчет суточных за каждый день командировки.

Возмещение суточных гарантирует ст. 168 ТК РФ. К отчету об израсходованных средствах прикладывается заявление на возмещение расходов, далее издается приказ руководителя на возмещение.

Источник: https://nalog-nalog.ru/buhgalterskij_uchet/vedenie_buhgalterskogo_ucheta/vozmewenie_rashodov_sotrudniku_bez_vydachi_podotcheta/

Книга Права
Добавить комментарий