Изменение структуры предприятия как оформить

Штатное расписание: разработка, форма, советы, примеры

Изменение структуры предприятия как оформить

В законодательстве Украины штатное расписание упоминается в ч. 3 ст. 64 Хозяйственного кодекса Украины, согласно которой предприятие самостоятельно определяет свою организационную структуру, устанавливает численность работников, штатное расписание. 

В п. 1 ч. 1 ст.

40 Кодексе законов о труде Украины предусматрено, что трудовой договор, заключенный на неопределенный срок, а также срочный трудовой договор до истечения срока его действия могут быть расторгнуты по инициативе собственника или уполномоченного им органа в случае изменений в организации производства и труда, в том числе ликвидации, реорганизации, банкротства или перепрофилирования предприятия, учреждения, организации, сокращения численности или штата работников. Итак сокращение штата работников без штатного расписания сделать невозможно, он является необходимым документом для увольнения работников в связи с указанными условиями. Так что для соблюдения норм трудового законодательства без штатного расписания не обойтись. 

Согласно письму Министерства труда и социальной политики Украины от 27.06.2007 г. № 162/06/187-07 «О штатном расписании» штатное расписание – это документ, устанавливающий для данного предприятия, учреждения, организации структуру, штаты и должностные оклады работников.

В штатном расписании содержатся названия должностей, численность персонала и оклады по каждой должности.

Принятие, утверждение руководителем предприятия штатного расписания производится путем издания специального локального нормативного акта (приказа), который будет определять количество работников каждой профессии с распределением штатных единиц по структурным подразделениям предприятия. 

Также следует заметить, что вопросы, связанные с учетом штатных работников, регулируются приказом Госкомстата от 28.09.2005 г.

№ 286 «Об утверждении Инструкции по статистике количества работников», действие которого распространяется на всех юридических лиц, их филиалы, представительства и другие обособленные подразделения, а также на физических лиц – предпринимателей, использующих наемный труд. 

Разработка штатного расписания должна осуществляться на основе внутренних организационно-нормативных документов (действующая структура и численность, положения об оплате труда) и с учетом требований нормативно-правовых актов, в частности Классификатора профессий ДК 003-2010 (названия должностей и профессий должны соответствовать названиям в Классификаторе). 

Для бюджетных учреждений типовая форма утверждена приказом Минфина № 57 от 28.01.2002 г. Вот эти две формы: обычная форма, типовая форма.

Затверджую штат у кількості _____ штатних одиниць з місячним фондом заробітної плати за посадовими окладами ______________________ гривень _____________________________ 

(посада)

_____________________________ 
   (підпис керівника)     (ініціали і прізвище)

__________________ 
              (число, місяць, рік)           М. П.

ШТАТНИЙ РОЗПИС 
на _____ рік

_____________________________________________________ 
(назва установи)

№ з/пНазва структурного підрозділу та посадКількість штатних посадПосадовий оклад (грн.)Фонд заробітної плати на місяць за посадовими окладами (грн.)
12345
1
2
3
Усьогох
Керівник_____________________________ (підпис) (ініціали і прізвище)
Керівник бухгалтерської служби / начальник планово-фінансового підрозділу М.П._____________________________ (підпис) (ініціали і прізвище)

Затверджую штат у кількості _____ штатних одиниць з місячним фондом заробітної плати______________________ гривень _____________________________ 

(посада)

_____________________________________ 
   (підпис керівника)     (ініціали і прізвище)

__________________ 
              (число, місяць, рік)           М. П.

ТИПОВИЙ ШТАТНИЙ РОЗПИС 
на _____ рік

______________________________ 
(назва установи)

№ з/пНазва структурного підрозділу та посадКількість штатних посадПосадовий оклад (грн.)Надбавки (грн.)Доплати (грн.)Фонд заробітної плати на місяць (грн.)Фонд заробітної плати на   _____ рік (грн.)
Керівник_____________________________ (підпис) (ініціали і прізвище)
Керівник бухгалтерської служби / начальник планово-фінансового підрозділу_____________________________ (підпис) (ініціали і прізвище)
М.П

Период действия штатного расписания можно не указывать. Если не указать период его действия, то можно применять его на протяжении всей деятельности предприятия до внесения в него изменений и дополнений. 

Ограничение в отношении срока утверждения штатного расписания существует только для бюджетных учреждений – они утверждают свои штатные расписания в месячный срок с начала года (согласно абзаца 1 п. 45 постановления КМУ № 228 от 28.02.2002 г. «Об утверждении Порядка составления, рассмотрения, утверждения и основных требований к выполнению смет бюджетных учреждений»). 

Другие (небюджетные) работодатели просматривают и утверждают штатные расписания при необходимости. 

Штатное расписание утверждается приказом руководителя предприятия, который составляют в произвольной форме. Главное, что должно быть указано в приказе, – это дата, с которой предусмотрено введение в действие штатного расписания.

Она может отличаться от даты издания приказа или совпадать с ней. “Задним числом” ввести в действие штатное расписание нельзя – это единственное ограничение.

Не устанавливайте в штатном расписании разную зарплату для одинаковых должностей (дополнительно). 

Первый экземпляр утвержденного штатного расписания остается в канцелярии, а копии направляются в отдел кадров для набора работников и составления отчетов, и в бухгалтерию – для начисления зарплаты.

Приклад 1:

ТОВАРИСТВО З ОБМЕЖЕНОЮ ВІДПОВІДАЛЬНІСТЮ «КАРДА»

НАКАЗ № 28/К

29.12.2017 р.                                                                                                                         м. Хмельницький

Про затвердження штатного розпису

НAКАЗУЮ:
1. Затвердити і ввeсти в дію з 1 сiчня 2018 року штатний розпис у кiлькості 11 (одинадцяти) штатних одиниць з міcячним фондом заробітної плати 75200 (Сімдесят п'ять тисяч двісті) гривень (додається).
 
Директор________________________                   Л.Т. Розковський
 

ЗАТВЕРДЖУЮ

штат y кількoсті 11 штатних одиниць

з мiсячним фондом заробітної плати

75200 (Сімдесят п'ять тисяч двісті) грн

Директор__________________Л.Т. Розковський

29 грудня 2017 р.

ШТАТНИЙ РОЗПИС ТОВ «КАРДА»

Ввoдиться в дію з 1 сiчня 2018p.

№ з/пНaзва структурного підрозділуПосада (пpофесія)Код за Класифікатором пpофесій ДК 003:2010Кiлькість штатних одиницьПосадовий оклад, гpнНадбавки, гpнДоплати, грнМісячний фoнд заробітної плати, грн
1АдміністраціяДиpектор1210.111000010000
Секретар4115163006300
2БухгалтеріяГоловний буxгалтер1231180008000
Бухгалтер3433168006800
3Відділ кадрівНачальник вiдділу кадрів1232  165005007000
Інспектор з кaдрів3423155005500
4Відділ збутуНачальник вiдділу збуту1233180008000
Менеджер iз збуту1475.42700014000
5Господарський відділВодій автoтранспортних засобів8322  15500  4005900
Прибиральник службових пpиміщень9132137003700
Разом1150040075200

Начальник відділу кадрів________________                                        В.О. Самчук
Зауважень немає
Головний бухгалтер__________________                                       Р.Д. Митрук

В течение года в штатное расписание могут быть внесены изменения в случае введения (выведения) штатных единиц, изменений размера должностных окладов, а также изменений существенных условий труда (названий должностей, разрядов, категорий и т.д.).

Если в штатном расписании отсутствуют вакантные должности, то работодатель не может принять на работу новых сотрудников.

Изменения в штатное расписание вносятся на основании приказа по предприятию, в котором должны быть освещены причины внесения этих изменений.

Практикуют два способа внесения изменений в штатное расписание:

1) Издать приказ о внесении изменений в штатное расписание, перечислив изменения в тексте этого приказа.

2) Утвердить приказом новое штатное расписание.

Приказ о внесении изменений составляют в произвольной форме. В нем указывают основания изменений и конкретную дату, с которой изменения вступают в силу.

Основания внесения изменений в штатное расписание в этом приказе могут быть разными, например:

01) оптимизация организационной структуры предприятия;

02) реорганизация предприятия;

03) изменение объемов деятельности;

03) проведение мероприятий, направленных на улучшение деятельности предприятия или его подразделений.

Увольнение работника, кроме сокращения штата, например, в связи с изменением объемов деятельности, не является основанием для удаления из штатного расписания должности, которую занимал этот работник.

Количество и периодичность изменений штатного расписания в течение текущего года не ограничено.

Если это связано с изменениями существенных условий труда, то каждый работник, которого это касается, должен быть уведомлен не позднее чем за два месяца (ст. 32 и 103 КЗоТ).

Приклад 2:

ТОВАРИСТВО З ОБМЕЖЕНОЮ ВІДПОВІДАЛЬНІСТЮ «КАРДА»

НАКАЗ № 12/К

25.06.2017 р.                     м. Хмельницький

Про внесення змін до штатного розпису

Источник: https://buhgalter911.com/news/news-1035266.html

Составление и оформление организационной структуры и штатного расписания предприятия

Изменение структуры предприятия как оформить

Любая организация в своей работе опирается не только на законодательные, правовые и нормативно-методические документы общегосударственного значения, но и на организационно-правовые документы, разрабатываемые самой организацией. К таким документам относятся: устав, положение, регламент, штатное расписание, инструкции, должностные инструкции.

После разработки устава предприятия, положения об организации, составляют и оформляют штатное расписание в полном соответствии с организационной структурой предприятия.

Организационная структура – документ, устанавливающий количественный и качественный состав подразделений предприятия и схематически отражающий порядок их взаимодействия между собой.

Структура предприятия устанавливается исходя из объема и содержания задач, решаемых предприятием, направленности и интенсивности сложившихся на предприятии информационных и документационных потоков и с учетом его организационных и материальных возможностей.[5]

В организационной структуре отражаются все подразделения предприятия, порядок их подчиненности. Можно также отразить как вертикальные, так и горизонтальные связи между подразделениями.

Порядок взаимодействия структурных подразделений между собой обычно представляют в виде схемы. Схематическое изображение включает общий заголовок, графическое (штриховое или линейное) изображение элементов схемы, легенду (расшифровку условных обозначений), пояснения и комментарии.

Штатное расписание: понятие, составление, образец оформления

Штатное расписание – организационно-правовой документ, устанавливающий количественный и качественный состав работников предприятия в целом и по каждому из его структурных подразделений. Штатное расписание определяет структуру, численность и должностной состав работников предприятия с указанием должностных окладов.

Здесь представлен образец оформления штатного расписания на основе унифицированной формы штатного расписания (формы Т-3).

Составляется и утверждается штатное расписание ежегодно по состоянию на 1 января приказом руководителя предприятия. Изменения в штатное расписание вносятся в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным им лицом.

До 1 января 2013 г. для составления штатного расписания всеми организациями независимо от формы собственности, применялась унифицированная форма штатного расписания – форма № Т-3, утвержденная Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

С 1 января 2013г. формы первичных учетных документов, в том числе и форма Т-3, не являются обязательными к применению (за некоторым исключением). [2] Тем не менее, многие организации продолжают использовать в своей работе именно эту форму штатного расписания.

В соответствии с Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (Постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г.

№ 1), форма Т-3 применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее Уставом (Положением) и содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц.

При заполнении графы 4 «Количество штатных единиц» по соответствующим должностям (профессиям), по которым предусматривается содержание неполной штатной единицы с учетом особенностей работы по совместительству в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, указывается в соответствующих долях, например 0,25; 0,5; 2,75 и пр.[4]

В графе 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр.

» указывается в рублевом исчислении месячная заработная плата по тарифной ставке (окладу), тарифной сетке, проценту от выручки, доле или проценту от прибыли, коэффициенту трудового участия (КТУ), коэффициенту распределения и пр.

в зависимости от системы оплаты труда, принятой в организации в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, коллективными договорами, трудовыми договорами, соглашениями и локальными нормативными актами организации.[4]

В графах 6 – 8 «Надбавки» показываются стимулирующие и компенсационные выплаты (премии, надбавки, доплаты, поощрительные выплаты), установленные действующим законодательством Российской Федерации (например, северные надбавки, надбавки за ученую степень и пр.), а также введенные по усмотрению организации (например, связанные с режимом или условиями труда).[4]

При невозможности заполнения организацией граф 5 – 9 в рублевом исчислении в связи с применением в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации иных систем оплаты труда (бестарифная, смешанная и пр.) указанные графы заполняются в соответствующих единицах измерения (например, в процентах, коэффициентах и пр.).[4]

Разрабатывая собственную форму штатного расписания, можно взять за основу унифицированную форму Т-3, добавив или удалив часть реквизитов, учитывая при этом ГОСТ Р 6.30-2003 и ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, в которой перечисляются обязательные реквизиты первичного учетного документа:

  • наименование и дата составления документа;
  • наименование экономического субъекта, составившего документ;
  • содержание факта хозяйственной жизни;
  • величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
  • подписи, фамилии (с инициалами), а также должности лиц, совершивших сделку, операцию и ответственных за правильность ее оформления, либо лиц, ответственных за правильность оформления свершившегося события.

Список использованных источников

Источник: http://www.ekonomika-st.ru/drugie/delopr/delopr-8.html

��������������� ��������� ���������� ������������

Изменение структуры предприятия как оформить

��� ��������������� ���������� ���������� ���������� ������, ��������������, ���������������, � ��� �� ������������� ������ �� �������������� � �������������� �������, ����� �������� ����������� ������������ ���������, ��������� � ����������� �������� ����������, ������� ������������ � ����������. 

������� ��� ��������� � ���������������� ���� ��� ����� ���� ��������������� ��������� ���������� �� �����������, � ��� �� ������� ���������� ������������������ �������� �������������� ���������� �����, ��� ������� ���� ����� ������ ����������� �� ����������.

 ���� ���������� ����������� ������ (�.��������):

  • �������� ������������;
  • �������� ��������;
  • ����������� ���������� ������� ���������;
  • ����������� ���������� �������;
  • ����������� ���������� ������ � ������� 

�������� ������������ �������� ����������� ��������� �������� ������������� �������, ����� �������� ��� ������� �������������� ��������������� �����������. 

�������� �������� ������������ ����������� � ��� �����, ��� ��������������� �� ����������� ������� ������ ������, ���������� �� �����  � ������ �� �� ���������� �������� ������������� �� ������ ��������. 

������� ������ ����� ���������������� � ��� ������� �������� � ��������� ������������. ������� �����, ��� �������� ������� � ���������� ����� ������� ������������� ���, ����� ��� ��������������� �������� ����������

1) ����������� ���������� ������� ��������� ������������ ����� ������ ���������������� ��� ����������� ���������� ����� (��������� �� ����������� ����� �� ������������);

2) ����������� ���������� ������������������� ������ ����������� ����������� ������;

3) ����������� ���������� ������ � ������� (������������)������������ ������ ����������� ������ ���������� ����������, ������������ ������;

������������� � ����������� ������������ ������������� ����� ���� �� ������ ����������� ����������� ���������� ��������������� ������ � ����������� �������.

�������� �������� �������������:

  • �������������� (�������, ������);
  • �������� (������, ������, �������).

������������ ���������� � ������� ���� �� �������������� ������������ �� ������ ����� � ��������� «���������� �������������»

���� ��������������� �������� ���������� ������������ 

�� �������� ���������� ��������� ����� ��������������� �������� ���������� ������������: ��������, ��������������, �������-��������������, ��������������, ���������, ���������������.

�������� ��������� ���������� ������������ ������������� ����� ��, ��� ������ �������������� ��������� ����������, �������������� ����������� ����������� ������������ ������������ � ��������������� � ���� ��� ������� ����������. ������ ���������� � ���� ������� ����������� ������������ ����������.

�������������� – ��� ��������������� ���������, ��������������� ����� ������������� ���������� ���������� � ������ ������������ �� ������ ����� ����� ������������. 

� ����������� �� ����� ����������� ��� ���� ������������ ����� ���� �������. ���� ������������ �������������� ����� ��������������� ��������� �����������.

�������-�������������� ��������� � ������������ ������� ��������� ��������� ���������� ��� ���������������, ��� � ��������� ����� ����������.

��� ������ ��������� ���������� �������������� ����� ����������� � ���������� ��� �������� ������������� ������, ����� �� � ���� ������� ����� ������� ������������ �������������� ������� ��� ����������������.

���� ����� ��������� ������ ��������������� ���������, ��������������� ����.

��������������  ��������� ����������������������� ����� ��, ��� ��������� �������������  ���������� � ��������� (������) ��������� ���� ����������� ������������ ���������, ������ ������������ ��� �������.

��������� ��������������������� ������������� ������������� �� ����� ������ ���������� �� ���������� ���������. �� ����� ���� ����������� ��������� ���.

���������������  ��������� – ������������� �� ��������� ���������.

������������� ���������� 

��������������� ��������� ���� ��������� ����� ���������� � ���������� ����� � ����� ����������. ��� ��������� ������ ����������� �� ���������������� �����������. ��� ����� ����������� ���� ���������� – ����������� ����������� �� ������ ���������� �, ��������������, ���� ��������� ������ �����������. �������, ��������� ������ ��������������� ������������ �����������: 

��������������� ��������� ���������� ����� ����������� 

������������ �������� �������, ����� � ���������� ����������� ����� ��������� ��������������: 

  • ������ ���������� �����, ��� �������� �������� �������� ��������������� ���������� ��-�� ���������� �������� ���������� ��������� ������������; 
  • ���������������� ������� ������������ � ������������; 
  • ����������� ����������� ������� �� ������;
  • ����� ����� ������ �������� �������������� ������ ����� �����������;
  • ����� ����������� ����������� ������������ ���������;
  • ������ �������������� ��������������� ����������� ����� ������ ������������;
  • ��� ����������������� �������������� ������������ ������� ��������������� �������� �� ��������� ������, � ��� �� ������ ���������. 

������� ������� ��� �������� ��������� ����������: ��������� ��� ����� ������ ������� ���������� � ���������� ���� ������.

����� ������������� ������� ������ � ����������� �� ������������.

������������������������ ������������

����� ������������� ������� ����� � �������������.

������ �� ����:

Источник: http://www.up-pro.ru/encyclopedia/organizacionnaya-struktura.html

Приказ о внесении изменений в штатное расписание

Изменение структуры предприятия как оформить

Штатное расписание нужно для учета структуры компании, ее численности и состава. В нем фиксируют должности, специальности, профессии сотрудников, указание их квалификаций. Когда требуется внести изменение в штатное расписание (ШР), издают приказ. Подписанный приказ хранят в отдельной папке.

Внесение изменений могут предложить не только высшее руководство, но и руководители отделов. Для этого составляется служебная записка. На основании такой записки подготавливают приказ.

Какое изменение придется зафиксировать в ШР:

  • появилась новая должность, добавилось новое структурное подразделение;
  • изменили название должности, переименовали отдел;
  • изменяется тарифная ставка, оклад (меняется заработная плата сотрудников);
  • ликвидируют отделы и вакантные позиции;
  • проводят сокращение штата, численности.

Рассмотрим подробно каждый из этих случаев.

В штатное расписание вводятся новые штатные единицы

Если в документ необходимо ввести новую специальность, должность, структурное подразделение, работодатель издает соответствующий приказ, отражающий это изменение. Унифицированной формы для такого распоряжения не предусмотрено.

Приказ оформляют в соответствии с общими правилами:

  • в шапке документа указывают наименование предприятия;
  • ниже прописывают: Приказ №, проставляют соответствующий номер;
  • слева указывают населенный пункт, справа — ставят дату, когда приказ выпущен;
  • указывают каждое изменение, должна быть указана причина, по которой проводится корректива;
  • указывают предложения по решению описанных вопросов;
  • закрепляют ответственных за исполнение приказа;
  • при необходимости указывают тех, кто должен быть ознакомлен с документом (например бухгалтер);
  • подпись составившего и ее расшифровка.

Когда в штат вводится новая единица, пример приказа об изменении штатного расписания будет выглядеть так:

Скачать

В приказе указывают название структурного подразделения, название позиции, количество ставок, тарифную ставку или оклад. Обратите внимание на образец приказа об изменении штатного расписания: дата введения должности не совпадает с датой издания распоряжения. Такая ситуация возможна, когда функционирование должности предполагается с определенного времени, после даты выпуска приказа.

Переименование должности

Изменение названия должности должно быть обоснованным. Не красоты ради, а, к примеру, для приведения наименования должности в соответствие с выполняемой сотрудником нагрузкой. Это можно сформулировать, как изменение условий труда. Если планируют переименовать должность продавца-кассира в менеджера торгового зала, потребуется внесение изменений в штатный акт.

Если место вакантно, изменение обосновывать не нужно. Если занято — соблюдают ряд требований. Сотрудника нужно уведомить о планируемых изменениях не позже чем за два месяца до того, как изменение вступит в силу. Для работника меняются существенные условия трудового договора, поэтому директору нужно получить его согласие. Далее действуют, исходя из ситуации согласия или несогласия.

Работник согласенНачинают оформление документов: подготавливают дополнительное соглашение к договору. Издают приказ о переименовании должности и соответствующем изменении в штатном расписании.На основании распоряжения в трудовую книжку работника вносится запись о переименовании специальности.
Работник не согласенРаботодатель предлагает другую работу.Если подходящей работы нет, если сотрудник не соглашается работать на другой подобранной для него должности и отказывается работать на имеющейся должности, трудовой договор с ним расторгается на основании ст. 74 ТК РФ, пп. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ

Приказ об изменении штатного расписания можно оформить так:

Скачать

Изменение оклада

Если работодателю нужно оформить изменение окладов, ему придется внести изменение в штатное расписание.

Скачать

Положение о зарплате является существенным условием трудового договора. Поэтому новая информация вносится в договор с соблюдением порядка, установленного статьей 74 ТК РФ. Законодательство обязывает уведомить об этом сотрудников письменно за два месяца до того, как изменение вступит в силу.

Как правило, проблем не возникает, если размер увеличивается в большую сторону. В этом случае сторонами подписывается дополнительное соглашение к контракту.

Если же предлагаемый оклад оказался ниже и сотрудник отказывается трудиться на таких условиях, директору следует письменно предложить ему другую имеющуюся вакантную должность. Она должна соответствовать квалификации трудящегося. Если вакансия отсутствует или работник отказался от всех предложений работодателя, контракт с ним прекращается согласно ст. 74 ТК РФ, пп. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ.

Вывод вакантных должностей

Для исключения штатных единиц создают приказ, в котором указывают:

  • дату, с которой данное изменение вступает в силу;
  • название должностей, которые исключаются;
  • количество штатных единиц, которые исключают.

Вакантные позиции не заняты, поэтому убрать их можно без согласования с кем-либо.

Сокращение штата

Для проведение такой процедуры потребуется:

  1. Уведомить работников о грядущем сокращении как минимум за 2 месяца. Не забыть предложить им вакантные позиции, если такое возможно.
  2. Если в штатном расписании есть вакантные единицы, подготовить приказ об их исключении.
  3. Подготовить приказ об исключении (сокращении) занятых штатных единиц.

В приказе нужно обосновать необходимость сокращения. Это может быть из-за оптимизации расходов или затруднительного финансового положения. В приказ включают все должности, подпадающие под сокращение. Назначают человека, ответственного за процесс, и закрепляют это в приказе.

Приказ на сокращение штата, образец

Скачать

Случаев, в которых потребуется составлять приказ о введении изменений в ШР, не так много. Основное их различие будет в тексте приказа. Оформление самого бланка, стилистика будут общими во всех вариантах.

Источник: https://clubtk.ru/forms/dokumentooborot/prikaz-o-vnesenii-izmeneny-v-shtatnoye-raspisaniye

Приказ об изменении штатного расписания

Изменение структуры предприятия как оформить

Даже очень хорошо продуманному проекту рано или поздно могут понадобиться изменения, и штатное расписание — не исключение.

А поскольку этот акт становится действительным после приказа руководителя, то и внесение изменений требует соответствующего подтверждения.

В этой статье подробно рассмотрим, когда можно и нужно менять штатное расписание, а также разберемся, как правильно подготовить и издать приказ об этом.

Когда необходимо издание приказа о внесении изменений в штатное расписание

Штатное расписание или, как его сокращенно называют, “штатка” — это детальное описание структуры компании. Обычно такой документ составляют на этапе открытия предприятия, но можно сделать это и после, когда бизнес-деятельность уже идет.

Установленного законом и Трудовым Кодексом стандарта нет, но большинство кадровиков придерживаются формы Т-3, которая была обязательной до 2013 года, а после стала лишь рекомендованной. Согласно этой форме, содержательная часть штатного расписания — это 10 граф с указанием:

  • Названий и кодов подразделений компании, включая филиалы.
  • Списка должностей для каждого подразделения, с количеством штатных единиц и требованиями по квалификации.
  • Окладов или тарифных сеток для всех должностей.

На каком бы этапе работы организации ни было составлено ШР, оно не остается неизменным. Компания может расшириться или, наоборот, сократиться; меняется фонд заработной платы или возникают новые требования к кадровому составу. В каждом из этих случаев штатное расписание можно и нужно менять, а внесенные изменения вводить в действие приказом.

При изменении “штатки” возможны два пути:Составление нового ШР, если масштабы изменений большие. Например, полностью меняется структура компании и предстоит вводить много новых подразделений и штатных единиц.

Небольшие корректировки в имеющейся таблице и издание приказа об изменении штатного расписания.

Приказ для изменения штатного расписания целесообразно использовать, если надо:

  • добавить или убрать подразделение в структуру;
  • поменять названия должностей;
  • ввести новую должность или сократить имеющийся список;
  • изменить зарплатный фонд, оклады или тарифы.

Как оформить приказ об изменении штатного расписания

Структура и кадровый состав компании находятся под контролем и в ведении руководства, закон никак не диктует работодателю количество отделов и специалистов в них. При этом и ответственность за кадровые решения полностью лежит на руководителе (Постановление Верховного суда №2 от 17.03.04, часть 2).

Это значит, что:

  • Нет утвержденного законом образца приказа об изменениях штатного расписания. Правда, есть ряд требований.
  • Допустимо любое разумное обоснование корректировок. Наиболее частая формулировка: “В целях повышения эффективности работы”.

Скачать образец >>>

Вот главные требования, которые надо соблюсти:

  • Указать реквизиты компании (полное наименование, форма собственности, регистрационные коды из реестра и контролирующих органов).
  • “Провести” приказ после издания. То есть утвердить, зарегистрировать, ознакомить с ним, отправить на хранение.

Типовой формат приказа выглядит так:

  1. “Шапка” с реквизитами.
  2. Дата издания, регистрационный номер.
  3. Название документа: “Приказ о внесении изменений в штатное расписание”.
  4. Причина. Например: “В связи с необходимостью оптимизировать фонд заработной платы”, “В целях повышения эффективности экономической деятельности” или универсальное “В связи с производственной необходимостью”.
  5. Основная часть, которая состоит из нескольких пунктов:
  6. Номер и дата распоряжения, которым утверждено действующее ШР.
  7. Суть изменений. Например, “Ввести в штатный состав транспортного отдела: водитель — 1 шт. ед.”
  8. Дата, с которой изменения станут действительными.
  9. Список лиц, которые отвечают за исполнение приказа.
  10. Должность руководителя, его ФИО и подпись.

Теперь подробнее — о каждом конкретном случае.

Введение новых штатных единиц

Когда компания развивается и объем работы растет, неизменно наступает момент, когда сотрудники перестают справляться со всеми делами. В этом случае целесообразно ввести в штат дополнительные единицы. Например, в “штатке” предусмотрены два менеджера по закупкам, а теперь в компании есть работа для троих.

Это еще и одно из самых простых изменений: нет ограничений по срокам, не надо получать согласие сотрудников. Достаточно проставить новое количество штатных единиц в таблице расписания и издать приказ о вступлении изменений в силу.

Иногда требуется пополнить штат компании и новыми должностями. Например, сначала организация пользовалась услугами аутсорсинговой компании по обслуживанию техники, а потом решила нанять штатного системного администратора.

Это тоже довольно простое изменение. Но здесь важно помнить о необходимости ежемесячно сообщать в службу занятости об имеющихся вакансиях (ФЗ № 1032-1, статья 25). Это на случай, если сотрудника не удастся найти сразу.

В распоряжении надо прописать название отдела, в котором меняется число работников, название должности, количество добавляемых штатных единиц, должностной оклад.

Скачать образец >>>

Изменение названия должности или подразделения

Закон не ограничивает руководителя компании в том, как именно должны называться подразделения компании или отдельные должности. Если в какой-то момент он решит завгара называть начальником автопарка, можно провести переименование: изменить штатное расписание и издать приказ о переименовании должности. Правда, при этом надо учесть сразу несколько моментов:

  • По требованиям российского ТК, в трудовом договоре должна быть указана точно такая же должность, как и в штатном расписании. Следовательно, корректировка ШР повлечет за собой обновление трудового соглашения, записей в трудовой книжке и личном деле.
  • Требуется не только уведомить сотрудника о том, что его должность будет по-новому называться, но и получить согласие. Уведомление нужно провести заранее, за 2 месяца до корректировки ШР.

Менять название должности можно только, если служебные функции останутся прежними.

Если же по замыслу руководителя, поменяется не только наименование, но и набор обязанностей, значит, речь идет не о переименовании, а об упразднении одной должности и вводе другой.

Издание приказа об изменении названия, если при этом обновились и функции, будет признано нарушением. Правильно делать перевод на новую должность.

► Как не ошибиться с названием должности: помогут Сводный справочник и шпаргалка

Скачать образец >>>

Увеличение или уменьшение окладов

Иногда, под воздействием актуальных рыночных условий, работодателю приходится менять подход к фонду зарплаты. То есть менять оклад не какому-то конкретному работнику, а в целом для всех, кто работает на той или иной должности в компании. Такое изменение надо отразить в штатном расписании и закрепить приказом.

Так как условия оплаты жестко прописаны в трудовом договоре, корректировку обязательно согласовать с работником, даже если происходит увеличение ставки. Так же как и в случае с переименованием должностей, следует обновить трудовые договоры со всеми, кого касаются перемены в ШР.

Скачать образец >>>

Вывод вакантных должностей и подразделений

Некоторые формируют штатное расписание “на вырост”, то есть вписывают в него должности, которые не нужны в настоящий момент, но, вероятно, могут понадобиться.

Иногда необходимости так и не возникает, должность остается пустой. Есть и другие пути возникновения невостребованных вакансий, но в любом случае о них ежемесячно надо сообщать в службу занятости.

Не уведомили вовремя, значит, нарушили.

Если становится очевидно, что вакантная должность компании не нужна, целесообразно убрать ее из штатного расписания. Поскольку к ней не «привязан» ни один сотрудник, уведомления и согласования не нужны. Схема простая: обновили “штатку”, издали приказ.

Если в компании планируются сокращения, лучше до начала этой процедуры вывести из ШР все вакантные должности. Это поможет оптимизировать бюрократические процедуры.

Скачать образец >>>

Книга Права
Добавить комментарий