Должностная инструкция офис менеджера с функциями кадровика образец

Должностная инструкция офис менеджера

Должностная инструкция офис менеджера с функциями кадровика образец

/Справочная информация /Должностные инструкции /

1.  Общие положения

1.1. Офис-менеджер относится к категории специалистов Компании, основными задачами которого являются организационное и документационное обеспечение управленческой деятельности.

1.2. Офис-менеджер назначается на должность и освобождается от неё приказом Генерального директора Компании.

1.3. Офис-менеджер непосредственно подчиняется Генеральному директору.

1.4. В подчинении офис-менеджера находятся заведующий хозяйством, водитель, курьер и уборщица.

1.5. Офис-менеджер ведёт кадровое делопроизводство в период временного отсутствия (болезнь, отпуск) начальника отдела кадров.

1.6. В период временного отсутствия (болезнь, отпуск) замещает офис-менеджера начальник отдела кадров.

1.7. Офис-менеджер руководствуется в своей деятельности:

-законодательными актами РФ;

-Уставом Компании;

-Положением о внутреннем распорядке рабочего времени;

-Положениями об отделах Компании;

-приказами руководства;

-нормативно-методическими материалами по организации делопроизводства;

-настоящей Должностной инструкцией.

1.8. На должность офис-менеджера назначаются лица с высшим, неполным высшим или средним специальным образованием и стажем работы не менее 1 года на аналогичной должности, со знанием делопроизводства, оргтехники (факса, копира, сканера, принтера), программ Microsoft Office, культуры труда и деловой этики.

1.9. Офис-менеджер должен знать:

– организационно-штатную структуру и сотрудников Компании;

– положения, приказы и внутренние процедуры Компании;

– функции и задачи подразделений Компании;

– функциональные обязанности сотрудников административного отдела Компании;

– свои функциональные обязанности и права;

– свои действия при внештатных и аварийных ситуациях.

2.  Должностные обязанности

Цель работы офис-менеджера – максимально эффективное организационное и документационное обеспечение управленческой деятельности.

Исходя из этого, офис-менеджер:

1.  Выполняет функции секретаря Компании:

1.1. Документационное обеспечение управления:

– приём документов и личных заявлений на подпись Генерального директора Компании;

– фиксирование оттиска гербовой печати на договорах и приказах;

– работа с приказами, распоряжениями: подготовка проекта, оформление, подписание, согласование, ознакомление сотрудников Компании, регистрация, учёт, хранение, формирование дел;

– работа с входящей корреспонденцией (письма, факсимильные сообщения): приём, регистрация, передача адресату, учёт, хранение;

– организация получения корреспонденции по юридическому, почтовому и фактическому адресам;

– работа с исходящей корреспонденцией (письма,  факсимильные сообщения): регистрация, передача, учёт, хранение; оформление писем Генерального директора и его заместителей; отправление срочных писем;

– ведение и оформление протокола совещаний и заседаний;

– оформление доверенностей на получение корреспонденции, посылок и др. материальных ценностей;

– по поручению Генерального директора и директоров департаментов выполнение копировально-множительных работ;

– по поручению Генерального директора и директоров департаментов подготовка проектов писем, запросов и других документов, касающихся деятельности Компании в целом;

– по поручению Генерального директора печать служебных материалов, введение информации в банк данных;

– формирование дел в соответствии с утверждённой номенклатурой, обеспечение их сохранности и сдача в архив.

1.2. Приём телефонных звонков и, в случае необходимости, перевод их на тех сотрудников, которым они предназначаются. Фиксирование полученной по телефону для Генерального директора информации в его отсутствие и доведение её содержания до его сведения.

1.3. Подготовка совещаний и заседаний, проводимых Генеральным директором (оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня).

1.4. Организация встречи посетителей и гостей Компании.

1.5. Заказ авиа- и железнодорожных билетов, бронирование гостиниц.

2.  Обеспечивает жизнедеятельность офиса:

2.1. Заказ воды по мере необходимости.

2.2. Заказ канцелярии ежеквартально. Обслуживание оргтехники: заправка картриджей, поддержание работоспособности принтеров, копиров, факсимильных устройств и т.д.

2.3. Осуществление подписки на периодические издания.

2.4. Оформление заявок на оплату счетов по аренде помещений и коммунальным платежам арендодателей.

2.5. Организация и контроль за соблюдением сотрудниками Компании инструкции по безопасности и режима работы, установленными администрацией фирмы-арендодателя.

3.    Координирует  и контролирует работу:

– водителя: (приём заявок на машину и разработка график использования автотранспорта Компании);

– курьеров;

– уборщицы.

4. Офис-менеджер, как член трудового коллектива, обязан:

– добросовестно выполнять свои трудовые обязанности, соблюдать трудовую дисциплину, своевременно и точно исполнять  распоряжения администрации и непосредственного руководителя, использовать все рабочее время для производительного труда;

– качественно и в срок выполнять производственные задания и поручения;

– поддерживать чистоту и порядок на своем рабочем месте, в служебных и других помещениях, соблюдать установленный порядок хранения документов и материальных ценностей;

– эффективно использовать персональные компьютеры, оргтехнику и другое оборудование, экономно и рационально расходовать материалы и энергию, другие материальные ресурсы;

– соблюдать нормы, правила и инструкции по охране труда, производственную санитарию, правила противопожарной безопасности;

– не использовать для выступлений и публикаций в средствах массовой информации, как в России, так и за рубежом, сведений, полученных в силу служебного положения, определенных  специальными документами компании, как коммерческая (служебная) тайна, распространение которой может нанести вред компании или его работникам.

3.  Права

Офис-менеджер имеет право:

3.1. Получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач.

3.2. Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил их составления и оформления (ГОСТ 6.30–2003).

3.3. Визировать документы управленческой деятельности в рамках своей компетенции.

3.4. Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы Компании.

3.5. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в результате деятельности Компании.

3.6. Принимать решения в пределах своей компетенции.

3.7. Применять поощрения и налагать взыскания на сотрудников, находящихся у офис-менеджера в подчинении, после согласования с Генеральным директором.

4.  Ответственность

Офис-менеджер несёт ответственность за:

4.1. Невыполнение и/или нечёткое, несвоевременное халатное выполнение своих должностных обязанностей.

4.2. Упущения, приводящие к причинению материального ущерба Компании и/или ущерба её имиджу.

4.3. Сохранность документации, разглашение сведений, имеющих гриф «Конфиденциально» или «КТ».

4.4. Игнорирование правами, предусмотренными настоящей инструкцией.

4.5. Нарушение Правил внутреннего трудового распорядка, производственной и трудовой дисциплины.

 

Источник: http://www.rabotagrad.ru/information/164/464

Что такое офис менеджер и его обязанности – Должностная инструкция офис-менеджера | Должностные обязанности офис-менеджера, образец должностной инструкции офис-менеджера — Rabota.ru

Должностная инструкция офис менеджера с функциями кадровика образец

Добрый день, уважаемые гости блога! Если вы находитесь в поисках работы и не знаете, кем устроиться, возможно, вам подойдет вариант офис-менеджера.

Такая специальность предполагает обеспечение бесперебойной работы офиса и контроль за всеми его процессами. Предлагаю вам получше узнать, какие существуют обязанности офис менеджера и что необходимо знать при устройстве на работу.

Офис менеджер: кто это такой?

Должность офис – менеджера не стоит путать с должностью секретаря. Различия все – таки существуют. Сотрудник данного направления является администратором или даже управленцем в офисе.

Чем больше штат компании, тем масштабнее функции данной должности. Появляется множество небольших организаторских дел и требуется дополнительная обработка документации.

Основные обязанности по делопроизводству и коммуникативные связи ложатся на плечи данного работника. Если компания очень большая, то в штате может находиться несколько офис-менеджеров.

Если вы собрались по попробовать свои силы в этой должности, то вам нужно знать, что конкуренция за одно место достаточно высокая, примерно 6 человек на место.

Обязанности офис-менеджера

Рассмотрим, какие функциональные обязанности должен исполнять офис-менеджер.

Прежде всего, это организация офисной работы, куда входят такие пункты:

  1. Проверка офисного оборудования на предмет готовности к работе и их исправности. Проверка санитарных условий работы в помещениях и контроль соблюдения норм безопасности.
  2. Обеспечение сотрудников расходными материалами, канцтоварами и распределение их в офисе.
  3. Контроль за порядком и чистотой в офисе.

Офис менеджер осуществляет организационное обеспечение административно-распорядительной деятельности руководства.

При этом предусмотрены такие обязанности:

  1. Прием корреспонденции и дальнейшая ее передача в структурные подразделения.
  2. Прием документов и личных заявлений для подписи руководителя.
  3. Подготовка материалов и документов для работы руководителя.
  4. Обеспечение рабочего места необходимыми средствами канцелярских принадлежностей и создание условий для эффективной работы.
  5. Контроль за правильностью оформления поступивших проектов и обеспечение их редактирование.
  6. Организация телефонных переговоров руководителя.
  7. Составление запросов, писем и других документов по просьбе руководителя.
  8. Оформление приказов.
  9. Перед совещанием проводится подготовительная работа.

Также должностные обязанности включают делопроизводство, учет и регистрация входящей и исходящей документации.

Офис-менеджер обеспечивает контроль за сохранением материальных ценностей, а также оформляет заказы, договоры поставки и различные документы.

Требования к кандидатам

Теперь выясним, какие предъявляются требования к кандидатам:

  • наличие высшего или среднего специального образования;
  • знание руководящих и нормативных документов вышестоящих органов;
  • опыт работы на похожей должности не менее года;
  • владение знаниями по деловой этике, психологии, делопроизводству и культуре труда;
  • важно быть уверенным пользователем компьютера и интернета, а также программного обеспечения Microsoft Office;
  • знания законодательства об охране труда;
  • знания основ экономики, организации управления и труда;
  • знания порядка заключения договоров и порядок ведения деловой документации;
  • навыки обращения с оргтехникой – факсом, компьютером, копиром, сканером и принтером.

Что входит в должностную инструкцию утверждает директор компании. В разных компаниях она может содержать разные обязанности, но чаще всего основные положения остаются без изменений.
В общих положениях указывается, кто берет на работу офис-менеджера, кто может его уволить, кому подчиняется работник, а также кто подчиняется ему и кто будет выполнять его обязанности в его отсутствие.

Личные качества офис – менеджера

Иногда требуется для резюме указать личные качества. Поэтому лучше всего указать, те черты характера, которые подходят для данной работы.

Так как многие поручения требуют оперативного выполнения, то можно указать расторопность, пунктуальность и исполнительность. Большое значение имеет хорошая память и умение концентрироваться.Кроме того, офис – менеджер должен быть доброжелательным и общительным.

Речь этого сотрудника должна быть логически выстроенной и грамотной. Умения кратко и быстро привести нужные доводы — иногда весьма ценны в такой работе.

Важны знания деловой этики, так как, возможно, придется участвовать в корпоративных встречах и ведении деловых переговоров.

Необходимые навыки

Рассмотрим подробнее, какие требуются навыки, чтобы претендовать на такие вакансии.Понятно, что нужно владеть компьютером. Но преимуществом станет, если кроме Excel и Word, вы отлично знаете Photoshop или Офис пикчер-менеджер.

Ценится и высокая скорость печати. Ведь офис- менеджеру часто требуется умение быстро набрать важные документы.

Стоит освоить и навыки ведения делопроизводства. Обязательно требуется владение оргтехникой.

Также плюсом станет и умение разруливать конфликтные ситуации.

Необходимым навыком станет и владение иностранным языком.

Нюансы работы

Существуют некоторые особенности при устройстве на работу в определенные организации. Работа агентства недвижимости связана с обработкой юридической базы сделок и с наращиванием клиентской базы.

Поэтому в обязанности офис-менеджера может входить обзвон потенциальных клиентов, заказ сувенирной продукции или размещение рекламной информации.
В строительной компании ведется большой объем закупок строительных материалов, прием на временную или сезонную работу, логистика перевозок и лизинг специальной техники.

Часть обязанностей может возлагаться на офис менеджера.
Если копания по продажам, то обзвон новых и старых клиентов также может стать основной обязанностью.

Где учат профессии?

Факультета, где учат данной профессии нет, но можно найти специальные курсы. Иногда не имеет значение и высшее образование.

Чаще всего работодателя интересует опыт работы и владение определенными навыками.
Многим копаниям требуется специалист с высшим образованием, но при этом оно может быть юридическим, психологическим, экономическим, филологическим или любым другим.

Какие права у офис-менеджера?

У офис – менеджера есть и некоторые права.

Вот они:

  1. Ознакомление с новыми положениями, которые имеют отношение к работе.
  2. Возможность внести предложения по улучшению производственного процесса.
  3. Право требовать от руководства исполнения и организации надлежащих условий труда.

Прежде чем отправиться на собеседование взвесьте все плюсы и минусы данной должности. В некоторых компаниях такая должность – это замечательный способ сделать карьеру, так как предлагают и продвижение в дальнейшем.

А в других – это только место для заработка и остановка в развитии.

Если вы чувствуете, что вам эта профессия по душе, то смело ее осваивайте и отправляйте свое резюме. Надеюсь, вам понравились мои советы.

Источник: https://almamater13.ru/raznoe/chto-takoe-ofis-menedzher-i-ego-obyazannosti-dolzhnostnaya-instrukciya-ofis-menedzhera-dolzhnostnye-obyazannosti-ofis-menedzhera-obrazec-dolzhnostnoj-instrukcii-ofis-menedzhera-rabota-r.html

Офис-менеджер

Должностная инструкция офис менеджера с функциями кадровика образец

Вы можете скачать должностную инструкцию офис-менеджера бесплатно. Должностные обязанности офис-менеджера

Утверждаю

_____________________________                                                      (Фамилия, инициалы)

(наименование организации, ее                                        ________________________________

организационно – правовая форма)                              (директор; иное лицо, уполномоченное

утверждать должностную инструкцию)

00.00.201_г.

м.п.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

ОФИС-МЕНЕДЖЕРА

——————————————————————-

(наименование учреждения)

00.00.201_г. №00

1. Общие положения

1.1. Данная должностная инструкция определяет должностные обязанности, права и ответственность офис-менеджера _____________________ (далее – «предприятие»). Название учреждения

1.2. На должность офис-менеджера принимается я лицо с высшим профессиональным образованием (требований к стажу работы нет) или средним профессиональным образованием и стажем работы не менее 2-х лет по специальности или по смежным специальностям (делопроизводитель, секретарь – референт, инспектор, и пр.).

1.3. Офис-менеджер назначается должность и освобождается от нее по приказу генерального директора по представлению руководителя службы по работе с персоналом.

1.4. В своей деятельности офис-менеджер обязан руководствоваться:

– Уставом предприятия;

– действующим законодательством РФ;

– Положением о функциональных службах предприятия;

– распоряжениями, приказами и указаниями руководства предприятия;

– нормативно-методическими материалами;

– правилами трудового распорядка на предприятии;

– данной должностной инструкцией.

1.5. Офис-менеджер должен уметь:

– составлять проекты приказов, деловые письма, проекты распорядительных документов;

– вести протоколы и кадровый учет рабочего времени;

– выполнять корректорскую правку и редактировать тексты;

– вести деловые переговоры;

– пользоваться возможностями интернета, средствами связи, организационной, множительной техникой;

– работать на компьютере в среде EXCEL, WINDOWS, WORD, COTUS.

1.6. Офис-менеджер должен знать:

– направления деятельности предприятия, его структуру, распределение обязанностей среди заместителей руководителя, направления и функции деятельности структурных подразделений предприятия, основные организации-партнеры и их руководителей;

– организацию делопроизводства;

– схемы документооборота;

– порядок прохождения и порядок контроля за прохождением служебных документов;

– государственные стандарты, касающиеся оформления организационно-распорядительных и управленческих документов;

– инструкцию по делопроизводству;

– систему первичного кадрового учета;

– правила пользования вычислительной и организационной техникой;

– правила делового общения, деловой этикет;

-служебную субординацию;

– правила ведения телефонных переговоров;

– нормы и правила охраны труда, производственной санитарии, техники безопасности и противопожарной защиты;

1.7. В период отсутствия офис-менеджера на его должность генеральным директором временно назначается _____________________ или другое должностное лицо.

2. Основные обязанности

Офис-менеджер обязан:

2.1.Отбирать документы, которые требуют немедленного рассмотрения, докладывать о них генеральному директору, представлять проекты резолюций.

2.2. Ежедневно в определенные сроки получать и просматривать документы, осуществлять их регистрацию, направлять исполнителям.

2.3. Вести учет прохождения документов и ежедневно контролировать сроки исполнения устных поручений и документов генерального директора руководителями структурных подразделений.

2.4.Готовить и оформлять управленческо-распорядительные документы.

2.5. Готовить проекты документов по поручению генерального директора, обеспечивать согласование проектов с руководителями подразделений.

2.6. Осуществлять и вести контроль документооборота между офисом и подразделениями.

2.7. Немедленно сообщать генеральному директору о возникновении вопросов, требующих срочного решения.

2.8. Осуществлять по поручению генерального директора документооборот между предприятием и другими организациями, учреждениями (пожарная инспекция, налоговая служба, и пр.) и органами.

2.9. Вести делопроизводство, формировать дела и передавать их в архив, обеспечивать сохранность документации, готовить к уничтожению.

2.10. Готовить справки по исполнению договоров по поручению генерального директора.

2.11. Вести прием клиентов в офисе (в отсутствие менеджеров) с последующей передачей дела непосредственным исполнителям, менеджерам.

2.12. Производить регистрацию и вести учет договоров.

2.13. Выписывать доверенности, вести учет, принимать отчеты доверенных лиц.

2.14. Оформлять командировочные документы.

2.15. Вести кадровый учет, оформлять прием и увольнение работников офиса, а также больничные.

2.16. Вести табель (ежедневно) учета рабочего времени работников офиса или других лиц, определенных распоряжением руководителя.

2.17. Принимать участие в совещаниях, которые созывает генеральный директор, организовать их техническое обслуживание.

2.18. Обеспечивать рассылку, учет, ознакомление и хранение распоряжений и приказов.

2.19. Выполнять разовые поручения генерального директора, которые связаны с деятельностью предприятия.

2.20. Своевременно пополнять нужные запасы расходных материалов и канцелярских принадлежностей в офисе.

2.21. Соблюдать конфиденциальность информации.

2.22.Выполнять все распоряжения руководства.

2.23.Соблюдать сроки и правила подготовки документов.

2.24. Обеспечивать сохранность документов.

2.25. Придерживаться доброжелательного и корректного стиля общения с клиентами и коллегами по работе.

2.26. Соблюдать нормы и правила делового общения, служебную субординацию.

3. Права

Офис-менеджер вправе:

3.2. Требовать от исполнителей доработки документации, если они подготовлены с нарушением установленных правил, норма и стандартов.

3.1. Обращаться к руководителям подразделений предприятия за информацией по подготовке и исполнению документов.

3.4. Вносить свои предложения, которые направлены на оптимизацию делопроизводства и документооборота.

3.3. Самостоятельно решать вопросы, которые связаны с телефонными звонками и незапланированными посещениями партнеров, клиентов, других посетителей офиса.

3.5. Требовать соблюдения своих трудовых обязанностей и осуществления прав, которые установлены законодательством РФ и трудовым договором.

4. Ответственность

Офис-менеджер ответственен:

4.1. За сохранение конфиденциальности информации.

4.2.За нарушение действующего законодательства РФ в процессе подготовки документов.

4.3. За нарушение правил трудового распорядка на предприятии и производственной дисциплины.

4.4. За неиспользование предоставленных ему прав, несвоевременное, некачественное, выполнение обязанностей и нарушение служебной субординации.

4.5. За необеспечение сохранности вверенных материальных ценностей и документов.

4.6. За использование коммерческой информации в личных целях.

4.7. За неправомерное использование предоставленных прав.

Руководитель структурного подразделения:       _____________      __________________

                                                                           (подпись)         (фамилия, инициалы)

                                                                                                00.00.201_г.

С инструкцией ознакомлен,

один экземпляр получил:                                        _____________      __________________

                                                                            (подпись)          (фамилия, инициалы)

                                                                                                     00.00.20__г.

Источник: https://www.kaus-group.ru/knowledge/duty/category/secretary/material/54/

Должностная инструкция офис-менеджера

Должностная инструкция офис менеджера с функциями кадровика образец

Предлагаем Вашему вниманию типовой пример должностной инструкции офис-менеджера, образец 2019 года.

На данную должность может быть назначен человек, обладающий высшим профессиональным образованием, специальной подготовкой по направлению «Офис-менеджер», опыт административной работы и стаж работы по специальности не менее года. Не забывайте, каждая инструкция офис-менеджера выдается на руки под расписку.

На сайте hr-portal представлена типовая информация о знаниях, которыми должен обладать офис-менеджер. Об обязанностях, правах и ответственности.

Данный материал входит в огромную библиотеку должностных инструкций нашего сайта, которая обновляется ежедневно.

1. Общие положения

1. Офис-менеджер относится к категории специалистов.

2. Требования к квалификации: на должность офис-менеджера назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование, специальную подготовку по направлению «Офис-менеджер» опыт административной работы и стаж работы по специальности не менее года.

3. Офис-менеджер назначается на должность и освобождается от нее директором организации.

4. Офис-менеджер должен знать:

— постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся вопросов управления персоналом;

— основы организации, подбора и расстановки персонала в офисе;

— принципы построения организационной структуры офиса;

— основы психологии и этику взаимоотношений внутри группы сотрудников;

— порядок ведения деловой документации;

— порядок заключения договоров;

— правила пользования оргтехникой;

— основы экономики, организации труда и управления;

— основы работы с электронной почтой, факсовой программой, MS WORD, MS EXEL, основы работы с системой «1С:Предприятие»;

— закупочные и отпускные цены на товары работодателя, перечень, назначение и характеристики товаров работодателя, перечень, характеристики и цены на оказываемые работодателем услуги;

— все бизнес-процессы, проходящие в организации.

законодательство о труде и охране труда Российской Федерации;

— правила внутреннего трудового распорядка;

— правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

5. В своей работе офис-менеджер руководствуется:

— действующим законодательством;

— внутренними нормативными актами работодателя;

— трудовым договором и настоящей должностной инструкцией.

6. офис-менеджер подчиняется непосредственно директору организации.

7. На время отсутствия офис-менеджера (отпуск, командировка и пр.) его обязанности выполняет лицо, назначенное в установленном порядке. Данное лицо приобретает соответствующие права и обязанности, по которым несет ответственность.

Офис-менеджер:

1. Осуществляет подготовку и организацию работы офиса:

— организует проверку офисного оборудования (компьютеров, факсимильных аппаратов, телефонов, принтеров и др.) на предмет определения готовности к эксплуатации, проверяет санитарные условия работы в помещениях офиса, контроль за соблюдением норм противопожарной, санитарно-эпидемиологической безопасности во время работы организации;

— обеспечивает офис канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса, обеспечивает хранение, распределение между работниками и рациональное использование перечисленных ценностей;

— обеспечивает чистоту и порядок в офисе организации.

2. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя организации:

— принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов,

— принимает документы и личные заявления на подпись руководителя организации,

— подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя,

— обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе,

— следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование,

— организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи,

— по поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем,

— оформляет приказы директора и доводит их до сведения работников,

— выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний,

— осуществляет контроль за исполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя организации, взятых на контроль,

— обеспечивает исполнение работниками указаний руководства организации,

— печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводит текущую информацию в банк данных.

3. Ведет делопроизводство.

4. Ведет регистрацию и учет входящей и исходящей документации.

5. Осуществляет не менее 2 раз в день получение и рассылку электронной почты. Контролирует доставку почты для организации с отделения связи и доставку почты организации в отделения связи.

6. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

7. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает сохранность документации организации, в том числе отчетов работников, и в установленные сроки сдает документацию в архив.

8. Обеспечивает контроль за сохранностью материальных ценностей.

9. Консультирует посетителей по вопросам, касающимся оказываемых услуг. Принимает меры по предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций.

10. Информирует руководство об имеющихся недостатках в обслуживании посетителей, принимаемых мерах по их ликвидации.

11. Оформляет заказы, договоры поставки, иную соответствующую документацию с поставщиками покупаемых организацией товаров, обеспечивает отправку заказов по электронной почте.

12. Ведет учет поступающих и реализуемых товаров, оказанных услуг.

13. Ведет учет складских запасов товаров и контроль за их минимальным остатком на складе.

14. Координирует завершение работы офиса и подготовки к новому рабочему дню: приведение в порядок рабочих мест, отключение офисного оборудования, освещения, пр.

15. Выполняет отдельные служебные поручения директора и заместителя директора организации.

3. Права офис-менеджера

Офис-менеджер имеет право:

1. Знакомиться с новыми положениями, принятыми руководством, касающимися его работы.

2. Вносить предложения, касающиеся улучшения производственного процесса.

3. Запрашивать от структурных подразделений организации и самостоятельных специалистов необходимую информацию, необходимую для исполнения должностных обязанностей.

4. Требовать от руководства организации надлежащих условий работы и соблюдения положений, предусмотренных ТК РФ.

4. Ответственность офис-менеджера

Офис-менеджер несет ответственность в следующих случаях:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, установленных трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба организации в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

4. За использование имущества и средств предприятия в интересах, противоположных интересам учредителей.

Должностная инструкция офис-менеджера – образец 2019 года. Должностные обязанности офис-менеджера, права офис-менеджера, ответственность офис-менеджера.

Источник: https://hr-portal.info/job-description/dolzhnostnaya-instruktsiya-ofis-menedzhera

Книга Права
Добавить комментарий